Incubate Stagehandleiding

Deze handleiding is geschreven met als doel in korte tijd de basale kenmerken, gebruiken en werkzaamheden van Incubate te leren kennen.

Algemene informatie over het bedrijf
Incubate is een kunstenbreed festival op het gebied van independent culture. Incubate voorop in de internationale ontwikkelingen binnen muziek, dans, beeldende kunst, theater en film. Rond de 200 artiesten presenteren zich in een intieme context aan een internationaal publiek. Black metal naast free jazz. Street art naast academische dans. Incubate vindt dit jaar plaats op 13 tot en met 20 september in de gehele Tilburgse binnenstad. Van kraakpand tot burgemeesterskamer, van popzaal tot museum.

Wat het bedrijf doet (producten en diensten)
De projecten die onder Incubate vallen:

- Incubate festival
Kunstfestival medio september door de hele binnenstad van Tilburg bestaande uit muziek, film, dans en beeldende kunst.

- Generation Bass
Elke laatste woensdagavond van de maand organiseert Incubate een avond met niet westerse dansmuziek. Marokkaanse pop gemixt met Latijns-Amerikaanse rap die een New Yorkse dj vond op een Angolees blog en draait op een Nederlands festival. In Generation Bass komen bastaardvormen van niet-westerse muziek zoals Nu Cumbia, Kuduro, Reggaeton en Funk Carioca/Baile Funk aan bod. Een nieuwe generatie niet-westerse producers mengt haar lokale muziek met westerse dancegenres als Dubstep, Grime, Drum & Bass en Electro.

- Incubated
Maandelijkse avond in Paradox met Incubate-waardige muziek.

- Incubate Blog (http://inlog.org)
Weblog bijgehouden door de Incubate medewerkers met nieuws, filmpjes, winacties en andere relevante info.

De werkwijze binnen het bedrijf
Om de week is er op dinsdag werkoverleg om 11 uur. Hierin worden de lopende zaken besproken en kan iedereen aangeven hoe ver zijn of haar taken zijn gevorderd. Hierdoor weet iedereen wat er speelt binnen Incubate en waar de organisatie als geheel naartoe werkt, alsmede de afzonderlijke projecten en afdelingen.

Periodiek heeft de afdeling marketing een korte bespreking om de interne communicatie kort en op peil te houden. In aanloop naar het festival toe zal dit wekelijks een vaste dag en vast tijdstip worden.

Binnen Incubate heeft iedereen een afgebakend terrein waarvoor diegene verantwoordelijk is. Samen zijn we verantwoordelijk voor de sfeer binnen en de netheid van het kantoor. Voor vragen of opmerkingen over het kantoor is Tineke beschikbaar. Voor vragen over je eigen werkzaamheden of project kan je natuurlijk altijd terecht bij je directe leidinggevende. (Joost voor marketing/PR, Vincent voor de artistieke kant en Frank voor de productie).

De gebruikte systemen
Binnen Incubate maken we gebruik van verschillende systemen. Iedereen maakt gebruik van het Harvest systeem voor tijdschrijven, waarbij je aangeeft wat je doet en hoe lang je daarmee bezig bent. Hierdoor kunnen we zien hoeveel tijd aan welk project is besteed. Probeer dit secuur bij te houden. Harvest werkt online, en je kan er een widget voor op je bureaublad plaatsen. Via het netwerk kan je op de ‘Z-schijf’ komen, hierop staat nuttige informatie over Incubate, waaronder de Incubate Stijlwijzer, waarin je de richtlijnen voor de Incubate-huisschrijfstijl kan terugvinden.

Erik gaat over alle digitale zaken en zal je ook rondleiden binnen deze digitale wereld en de voor jouw nuttige systemen. Hij levert ook de gebruikersnamen en wachtwoorden. Werkt er iets niet, gaat er iets fout, snap je iets niet, dan is hij degene bij wie je te rade gaat.
Het standaard systeem waar we mee werken is Freshbeheer. Daar kan je inloggen met de gegevens die Erik je heeft gegeven en kan je alles terug vinden over het boeken van de artiesten, de eerder verzonden e-mailings en de Incubate-website. Hier kan je ook foto’s, links, tags, etc. toevoegen. De meeste zaken zijn echter ook vanaf ‘de voorkant’ in te vullen met behulp van je getOpenID.

Websites
Omdat een groot gedeelte van de Incubate marketing plaatsvindt via sociale media, vind je bij deze een lijst met websites waar je Incubate kan vinden, en via daar natuurlijk ook je collega’s. Voeg jezelf toe op de door jouw gebruikte communities en nodig uiteraard ook bekenden uit een kijkje te komen nemen op (een van) deze sites:

Website: http://www.incubate.org
Inloggen op de voorkant van de Incubate website via een account op getopenid.com/[username]
Website beheer (2011): http://www.incubate.org/2011/beheer/
Weblogs:
- Incubate: http://inlog.org (Jelle/Erik/Joost)
- Generation Bass: http://generationbass.com/ (Vincent)
- (Money for Nothing) Kicks for Free: http://www.kicksforfree.nl/ (Barry/Joost)
Beleidsplannen: http://www.socialfestivalmodel.org
Tips voor het programma: http://getsatisfaction.com/incubate of (2009) http://www.last.fm/event/777777/forum/110631/_/496472
Hyves: http://zxzwfest.hyves.net/
Last.fm:
- user: http://www.last.fm/user/zxzw
- group: http://www.last.fm/group/zxzw
- event (2009): http://www.last.fm/event/777777
Myspace: http://www.myspace.com/zxzwtilburg
Facebook:
- group: http://www.facebook.com/group.php?gid=11712802358
- event (2009): http://www.facebook.com/event.php?eid=52437550139
Twitter:
- Bandbevestigingen: http://www.twitter.com/incubatetilburg
- Blog-updates: http://www.twitter.com/incubateblog
LinkedIn:
- Incubate: http://www.linkedin.com/companies/221674
- Evenement (2009): http://events.linkedin.com/pub/18612

De werkplek en andere zaken binnen de organisatie
Tineke zorgt ervoor dat iedereen een sleutel heeft om het kantoor binnen te komen (vaste medewerkers en fulltime stagiaires krijgen eigen sleutels van het kantoor). Bij het afsluiten check je of het raam dicht is, de lampen en de verwarming uit zijn en doe je de deur achter je op slot. Lunchen doen we gezamelijk ergens tussen 13:00 en 14:00. Iedereen legt wat geld in en twee personen lopen naar de supermarkt om brood etc. te halen. De afwas wordt daarna door 2 andere personen gedaan.

Het downloaden van software
Het is niet per se nodig om speciale software te downloaden. Mocht dat wel zo zijn (bijvoorbeeld voor de Harvest widget) dan staat Erik voor je klaar. Erik is, zoals hierboven ook al aangegeven, de beheerder van alles wat met computers en het internet te maken heeft, voor elke vraag of opmerking over digitale zaken, moet/kan bij hem aangeklopt worden.

Praktijkbegeleider
De praktijkbegeleider begeleidt de student tijdens de stage in het bedrijf. Ook helpt hij de student met vragen, problemen en/of opmerkingen. Wie je praktijk begeleider is hang af van je taak. (Joost voor marketing/PR, Vincent voor de artistieke kant en Frank voor de productie). Bij je eigen praktijkbegeleider meld je je ook ziek, mocht dat voor komen, vraag dus zijn kaartje, zodat je die info altijd bij je kunt hebben.

Evaluatie
Tweewekelijkse evaluaties volgens een vast model met je praktijkbegeleider. Het is geen definitieve beoordeling, maar het geeft jou wel inzicht in hoe je er voor staat en waar je op moet letten.Tijdens dit functioneringsgesprek krijg je uitleg bij vragen bij bepaalde onderwerpen en krijg je verbeterpunten voor de komende tijd. Tevens kan jij mogelijke problemen aangeven en oplossingen aandragen. Het gesprek heeft als doel jou verder te stimuleren in de ontwikkeling en om de onderlinge communicatie te verbeteren en problemen in het dagelijks functioneren weg te nemen.
De belangrijkste reden om evaluatiegesprekken te houden is om in de gaten te houden of alles nog goed gaat tussen jou en Incubate. In het begin is alles nog nieuw en spannend, maar na verloop van tijd kan dat veranderen. Daarom is het alleen maar goed als er regelmatig wordt gecheckt of er nog verbeterpunten zijn. Als stagiaire ben je zelf verantwoordelijk voor de evaluatiegesprekken. Jij maakt een afspraak, en jij documenteert ze.

De gesprekken vinden plaats op basis van een vast formulier:

Datum, datum vorige gesprek
Stagiair: Naam en functie
Leidinggevende:

A. Project: Nichemarketing en digitale media
- Hoe beheers je je project?
- Hoe beheers je de materialen en middelen binnen het project?
- Hoe is je houding ten opzichte van het project?
- Hoe is de output?

B. Bedrijf: Incubate
- Hoe funtioneert je project binnen het bedrijf?
- Hoe zijn de materialen en middelen van het bedrijf?
- Hoe is je houding ten opzichte van het bedrijf?
- Hoe is de output?

C. Relaties
- Hoe is de relatie met externe contacten?
- Hoe is de relatie met interne contacten?
- Hoe is de relatie met de directe leidinggevende?

D. Bijzondere omstandigheden:
-

E. Afspraken van het vorige gesprek:
-

Wanneer de stagiair dit heeft uitgewerkt, wordt het geheel opgestuurd naar Frank voor de administratie, en naar de praktijkbegeider voor, juist; de begeleiding.

Wie doet wat?

Organogram:
Hieronder vind je het organogram dat de functionele organisatie van Stichting Incubate weergeeft. Let op dat 1 persoon meerdere functies kan bekleden. Incubate streeft er naar een zo plat mogelijke organisatie te zijn, dit organogram is dus niet zwaar hierarchisch bedoeld. Je begeleider zal het organogram uitleggen en je positie binnen de organisatie aanwijzen.



Beheersniveau B II: Afdelingsmedewerkers
Beheersniveau B II omvat de afdelingsmedewerkers die onder de 3 managementfuncties werken. De medewerkers zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van de door het management gestelde taken, in samenspraak en samenwerking met het management. De verschillende afdelingen kennen een verschillende dynamiek en vergen daarom ook per afdeling een andere aanpak.

Afdeling Artistiek (onder Vincent):
- Artist relations
De functie Artist relations betreft die van assistent programmeur of assistent boeker. De assistent onderhoud het contact met de artiesten, boekingskantoren, etc. en hij voorziet de organisatie van alle benodigde info. Naast deze werkzaamheden zouden er, naar gelang de hoeveelheid en aard van de werkzaamheden, nevenactiviteiten als het zelf boeken van artiesten en het ontwikkelen van een project kunnen plaats vinden. Deze functie is bedoeld voor een stagiair die direct werkzaam is onder de Artistiek manager.

Afdeling Intern (onder Frank):
- Artist handling
De Artist handler is verantwoordelijk voor alle informatie die rondom de artiest hangt. Het gaat hierbij om informatie als riders, itineraries, informatie over facillitatie, etc. De Artist handler beoordeeld informatie en riders, evt. in samenspraak met de programmeurs en de technische productie. De Artist handler is verantwoordelijk voor de gehele hospitality (reizen, accomodatie, etc.) van de artiest en de informatievoorziening daarvan. Daarnaast is de Artist handler verantwoordelijk voor het inplannen van stagemanagers, en deze te voorzien van informatie over de artiesten. Tijdens de uitvoering is de Artist handler de centrale persoon in het productiekantoor.
De Artist handler stapt pas later in in het proces, en krijgt in de voorbereiding hulp in de vorm van een Assistent Artist handler. Deze persoon vergaart de practische info die die Artist handler verwerkt in de itineraries, etc. Het gaat hierbij om hotel, catering en andere hospitality info. De Assistent Artist handler is ook verantwoordelijk voor de verzorging en inplannen van de gehele hospitality. De Artist handler is verantwoordelijk voor het beheer van al deze informatie.
- Technical production
De Technical production is verantwoordelijk voor het technisch realiseren van het festival. Het gaat hierbij om geluid- en beeldtechniek. De technical production beoordeelt technische riders van artiesten hun wensen, en communiceert evt. met artiesten over het al dan niet haalbaar zijn van de technische voorwaarden. Technical production is verantwoordelijk voor het werven en inroosteren van technici in de uitvoering, en voorziet ze van de technische informatie. Locatietechniek en het inhuren van apparatuur kunnen gebeuren op eigen inzicht, binnen het door het Intern management vastgestelde budget. Tijdens de uitvoerende fase van het festival werkt de Technical production als algemeen coördinator. Tevens is hij aanspreekbaar voor Projectleiders die technische vragen of hulp nodig hebben.
- Site production
De Site producer is verantwoordelijk voor het hele facilitaire plaatje rondom het Incubate festival. Dit gaat om dingen als portocabins, signing, het inzetten van runners, zorgen voor elektriciteit, etc. De site producer zal vooral werken op bestelling, d.w.z. dat als iemand iets nodig heeft dit via de Site producer geregeld wordt. De Site producer is het cement tussen de afdelingen Artistiek en Productie. Requisieten etc. worden via de Site producer geregeld. Tevens is de Site producer aanspreekbaar voor projectleiders die vragen hebben of spullen nodig hebben. De Site producer beheert een potje geld wat voor onvoorziene uitgaven is gereserveerd.
- Staff production
De functie Staff producer draagt zorg voor de werving en selectie van vrijwilligers, coördinatie hiervan, en de inplanning van de vrijwilligers tijdens het festival. Daarnaast voorziet de Staff producer de vrijwillgers, medewerkers etc. van shirts, bonnen, bandjes, en dat soort dingen. De Staff producer gaat al vroeg in het traject aan de gang met het werven van vrijwilligers door te praten met relevante organisaties als Scouting, scholen, etc. In de uitvoerende fase stuurt de staff producer de vrijwilligers aan.

Afdeling Extern (onder Joost):
PR/Marketing
De PR/Marketing medewerkers hebben als voornaamste taak het uitvoeren van het PR- en marketingplan. Zij hebben contact met de diverse mediapartners, beheren een budget waarmee advertenties en promo-materiaal gekocht kan worden, en zijn verantwoordelijk voor de algemene communicatie van het festival. Eindredactie van al het geschreven materiaal en inhoud van pers-uitingen komen van de PR/Marketing medewerkers. Daarnaast zijn zij vraagbaak en ondersteunend in de PR-activiteiten van de Projectleiders. Tevens proberen zij, evt. in samenwerking met de staff production, een pr-vrijwilligersafdeling op te zetten en aan te sturen, die verantwoordelijk is voor de verspreiding van promo-materiaal.
Een ander belangrijk aspect van de PR/Marketing afdeling is het onderhouden van contacten met journalisten en andere persorganen, om zo de exposure van het festival zo groot mogelijk te maken. Gedurende het hele jaar moet contact onderhouden worden, en tijdens de uitvoering is de PR/Marketing afdeling verantwoordelijk voor het inrichten van pers-lounge en het onderhouden van (buitenlandse) media. Tevens heeft deze afdeling een bemiddelende rol tussen artiesten en journalisten.

Sales executive (onder Joost)
De Sales executive draagt zorg voor de ticketing, gastenlijst, verkoop van merchandise, kassafaciliteiten, etc. tijdens het Incubate festival. De inrichting en het beheer van de ticketlounge zal geheel onder de verantwoordelijkheid van deze functie vallen. De Sales executive stuurt kassamedewerkers aan en draagt zorg voor de gastvrije uitstraling van de lounge, waar naast tickets merchandise zoals shirts, boeken, etc. gekocht kunnen worden. De Sales executive is een stagiair(e) of een tijdelijke medewerker. We moeten nog even kijken of het beheer van de kluis ook onder deze functie komt te hangen.

Functie	Taken	Bevoegdheden	Verantwoordelijkheden
Artist Relations	· Onderhouden contacten artiesten · Onderhouden contacten boekingskantoren · Vergaren van informatie over artiesten · Beheren van informatie	· Bellen en mailen met artiesten, boekers, agenten, etc. · Inzage in informatie · Informatie verwerken in Freshbeheer	· Informatiestroom creëren en gaande houden · Freshbeheer up to date houden
Artist Handling en assistant Artist Handling	· Beoordeling riders · Artiesten voorzien van informatie · Algemeen beheer van informatie · Itineraries maken · Hospitality regelen · Accomodatie regelen · Stagemanagers werven · Stagemanagers voorzien van info · Algemene vraagbaak voor artiesten tijdens uitvoering	· Inzage in informatie Freshbeheer · Samenstellen stagemanagersteam · Boeken hotels ·Boeken reizen ·Bespreken prive-slaapplekken · Communicatie met artiesten over haalbaarheid ivm riders en andere eisen · Tijdens uitvoering verregaande autonomie	· Zorg dragen voor goede uitvoering festival · Artiesten informeren met benodigde info · Strakke handhaving van tijdschemas · Beheren van productiekantoor · Iedereen op ieder moment van de gevraagde info kunnen voorzien
Technical Production	· Werven en inroosteren technisch personeel · Beoordelen technische riders · Inhuren apparatuur · Beoordelen locatietechniek · Vraagbaak techniek voor Projectleiders · Budget opstellen	· Inzage in informatie Freshbeheer · Samenstellen technici pool · Communicatie met artiesten over technische haalbaarheid · Inhuren apparatuur	· Zorg dragen voor goede uitvoering festival · Artiesten informeren met benodigde info · Aanspreekpunt uitvoerende technici · Budgetbewaking
Site Production	· Aansturen runners · Beheer materiaal · Vraagbaak Projectleiders · Beheer onvoorzien	· Uitgaven onvoorzien · Uitgifte materiaal	· Zorg dragen voor goede uitvoering festival · Troubleshooten
Staff Production	· Werving vrijwilligers · Beheer vrijwilligersinfo · Aansturen vrijwilligers · Coordinatie shirts, bandjes, bonnen, info voor vrijwilligers en medewerkers	· Uitgifte bonnen, bandjes en shirts · Opdracht geven aan vrijwilligers	· Zorg dragen voor goede uitvoering festival · Vrijwilligers aanspreekpunt
PR/Marketing	· Uitvoeren marketingplan · Beheren budget · Contacten mediapartners onderhouden · Teksten schrijven · Digitale marketing uitvoeren · Redactionele werkzaamheden · Aansturen pr-vrijwilligers · Perslounge beheren	· Aankoop advertenties · Bemiddelen tussen artiesten en journalisten	· Coherente taal en berichtgeving rondom het festival creëren · Pers exposure garanderen · Gastheerschap (buitenlandse) pers
Sales Executive	· Ticketlounge inrichten en beheren · Kassamedewerkers werven en inroosteren · Algemene uitstraling ticketlounge beheren · Coordinator verkoop merchandise	· Kassaverantwoordelijke, mag teken voor kassagelden ·Verkoopverantwoordelijke, mag tekenen voor merchgelden · Samenstellen kassamedewerkersteam	· Accurate afhandeling kassagelden · Accurate afhandeling merchgelden · Voeren van een juist kassabeleid

Beheersniveau B I: Projectmanagers
Projectmanagers bekleden een unieke functie binnen de Incubate organisatie. Zij zijn verantwoordelijk voor het hele reilen en zeilen van het project dat ze toegezegd hebben gekregen. De Projectmanagers zijn inhoudelijke of functionele managers. Hoe hun taken precies beschreven worden, zal afliggen van de projecten die ze krijgen. De Projectmanagers liggen als een soort matrix over de bestaande 3 afdelingen heen, en shoppen bij de afdelingsmedewerkers voor kennis en kunde die nodig is om hun project te realiseren. De Projectmanagers zijn op uitvoerend niveau verantwoordelijk voor hun project, en krijgen derhalve een budget toegewezen om hun project te realiseren. Ook voor dit budget zijn zij verantwoordelijk. De Projectmanagers werken onder de Artistiek manager, (Vincent). Die is eindverantwoordelijk voor het monitoren van de taak die de Projectmanagers hebben. Aangezien de Projectmanagers bij de andere twee afdelingen, productie en sales, shoppen kan de Artist manager op deze manier het functioneren van de andere twee afdelingen controleren.

Functie	Taken	Bevoegdheden	Verantwoordelijkheden
Projectmanagers	· Project managen op niveau van artiesten, uitvoering en marketing · Budgetbeheer	· Contact onderhouden met artiesten · Contact met managementafdelingen · Uitgifte geld t.b.v. project	· Binnen budget werken · Project tot goed einde brengen

Ten Slotte
- Let op dat het programma van Incubate artiesten kan bevatten die andere opvattingen hebben dan jijzelf over het leven, kunst, religie, politiek etc. Wanneer je bij Incubate stage loopt wordt je minimaal geacht hiermee om te kunnen gaan. Het is daarom aan te raden het Incubate programma van te voren door te kijken, om hierdoor teleurstellingen en principiële problemen te voorkomen.
- Het is zeker handig wanneer de stagiair(e) een grote (muzikale) tolerantie heeft. Zoals te verwachten valt, wordt er in het Incubate kantoor een hoop muziek gedraaid. Dit varieert van black metal tot Bruce Springsteen (een favoriet onder de meeste Incubaters) en van cumbia tot Nederlandstalige smartlappen.