De belangstelling voor automatisering van het werken in de culturele sector ontwikkelt zich momenteel erg snel. Onder andere door de komst van (gratis) web-based en open source programmatuur, toepassingen als Get Harvest voor tijdschrijven, Get Satisfaction voor customer service en apparaten als de Black Berry en iPod, wordt het organiseren dynamischer en functioneler. Deze ontwikkelingen bieden tevens steeds meer ruimte voor integratie van zakelijke functionaliteit. Een groot voordeel, omdat, juist in de culturele sector, niet altijd vanuit één kantoor de (project)organisatie gerund wordt door - in veel gevallen - freelance werkende professionals.

Het organisatiesysteem
Om deze dynamische manier van werken te laten functioneren, is de ontwikkeling van een passend en uniform organisatiesysteem van groot belang. Op deze manier worden de hierboven genoemde ontwikkelingen beter toegepast en geïntegreerd in verschillende culturele organisaties. De volgende organisaties zijn hiervoor de samenwerking aangegaan:
• Theaterfestival Boulevard 's-Hertogenbosch
• Jazzpodium Paradox in Tilburg
• November Music, festival voor Hedendaagse Muziek in Den Bosch
• Incubate Festival, Independent Culture in Tilburg
• Circo Circolo, festival voor circustheater in Boxtel/Liempde
• STRP Festival Eindhoven
• Productiehuis Brabant

Doel is het ontwikkelen van een web-based, modulair systeem om de financiële, publicitaire en productionele taken / afdelingen te beheren en hiermee synergie en efficiency te creëren. Dit is een systeem
- Waarin de voortgang van de drie trajecten (marketing, productie en financiën) ten aller tijden in te zien en aan te passen is.
- Waarin eenvoudig targets (‘milestones’) in te stellen zijn en subtaken toegevoegd kunnen worden voor de overzichtelijkheid van het gehele traject.
- Waarin de drie trajecten en de invulling hiervan zoveel mogelijk in elkaar grijpen (bijvoorbeeld de gage van een geboekte artiest op de afdeling productie werkt automatisch door in de begroting op de afdeling financiën.
- Dat mobiel / web-based is. Dat wil zeggen; overal te raadplegen, en aan te passen.
- Dat gekoppeld wordt met een online serverruimte, waardoor tevens alle fysieke documenten altijd op te vragen en up te daten zijn.
- Dat de functie krijgt van het virtuele kantoor, de digitale spin in een flexibele netwerkorganisatie.

Onderzoek
Voordat dit systeem in ontwikkeling gaat, wordt grondig onderzoek gedaan naar de concrete wensen van het culturele veld en de technische en financiële haalbaarheid. Elk hiervoor genoemd traject wordt in het systeem gevisualiseerd door een Gantt Chart, waarmee de gehele tijdslijn vorm te geven en te beheersen is. Hiermee wordt ook de voortgang van de trajecten inzichtelijk: welke taken gedaan zijn, door wie en wat nog moet gebeuren. Dit betekent wel dat een traject of afdeling vooraf helemaal uitgezet en gepland moet worden.

Het onderzoek, behorende bij dit project, richt zich op het in kaart brengen van de trajecten bij de verschillende deelnemende culturele organisaties, en het inventariseren van extra wensen en functionaliteit hierbij. Hiermee wordt een basisinvulling van de verschillende trajecten gegenereerd. Deze basisinvulling kan naar eigen wens van elke organisatie gecustomized worden.

Het onderzoek gaat gelijk op met de ontwikkeling van het systeem. Vervolgens moet het systeem 6 tot 12 maanden proefdraaien bij de betrokken culturele organisaties. Op deze wijze kunnen na de ontwikkelingsfase de onderzoeksgegevens geëvalueerd worden en verbeteringen doorgevoerd worden. In deze periode worden ook nadrukkelijk de verschillende voor- en nadelen gemonitord door het maken van een nulmeting bij implementatie van het systeem, en het uitvoeren van dezelfde meting na een periode van proefdraaien. Hiermee worden veranderingen in de bedrijfsvoering inzichtelijk. Ook blijft er ruimte voor verbetering en aanpassing na openbaarmaking van het systeem, zoals wordt uitgelegd in het onderdeel 'Verdienmodel'.

Relevantie en voordelen
In het culturele veld is een groeiende behoefte om nieuwe technieken en media te integreren in de bedrijfsvoering. Reden hiervoor is om de dagelijkse taken van bijvoorbeeld productie of management efficiënter te organiseren en de samenwerking tussen collega’s en afdelingen beter af te stemmen. Dit is precies waar dit systeem toe dient. Er kunnen betere kostenramingen / voorcalculaties gemaakt worden; bij de boeking van een artiest dient niet alleen de gage ingevoerd te worden, maar tevens vervoers-, verblijf-, productie- en promotiekosten.

Een van de voordelen is dat door deze manier van werken, de samenwerking in zowel horizontale als verticale organisatiestructuur verbeterd kan worden. De toevoegingen en of wijzigingen in de verschillende trajecten worden meteen doorgevoerd in consequenties voor de andere trajecten. Niet alleen de samenwerking tussen afdelingen, maar ook binnen afdelingen wordt beter georganiseerd. Zo is het gebruikelijk dat de organisatie van een festival groeit naarmate het festival dichterbij komt. Bij het ‘doorgeven’ van een bepaalde taak aan een nieuwe medewerker kunnen makkelijk onduidelijkheden of problemen ontstaan door werkdruk of de onoverzichtelijkheid van een bepaald traject. Duidelijk zal zijn dat het uniforme systeem grotendeels een eind maakt aan deze ‘ruis’.

Een bijkomend voordeel is dat door het openbare beheer en het gebruik van API’s (Application Programming Interfaces, op basis waarvan een computerprogramma kan communiceren met een ander programma of onderdeel) op eenvoudige wijze andere applicaties en functionaliteit gekoppeld kunnen worden. We denken hierbij aan verschillende betalingssystemen (bijvoorbeeld Paylogic), Get Harvest voor online tijdschrijven en Get Satisfaction voor online klanten- / bezoekerssupport. Ook de koppeling naar adres-databases is van groot belang voor de netwerkorganisatie.

Juist in een tijd waarin festivals zich door tal van samenwerkingsverbanden steeds meer ontwikkelen tot netwerkorganisaties en er minder vanuit één kantoor wordt gewerkt is een dergelijke werkwijze onontbeerlijk aan het worden om de bedrijfsvoering effectief en efficiënt te organiseren. De functionaliteit die dit met zich meebrengt, stimuleert organisatorische groei, professionalisering en verdere ontwikkeling van de netwerkorganisatie. De organisatie transformeert van functie- en procesgericht naar persoons- en taakgericht.