· Wat is/zijn de doelstelling(en) van uw project?
De doelstelling van het project “participate @ Incubate: vrijwilligersbeleid” is tweeledig. Ten eerste ligt er de ambitie om het vrijwilligersbeleid van het Incubate festival te structuren en dusdanig in te richten dat het een activerende werking heeft. Incubate is sterk afhankelijk van de inzet van vrijwilligers. Het festival heeft al jaren een groep vrijwilligers die actief mee helpen het festival te realiseren. De zoektocht naar vrijwilligers is jaarlijks een moeizaam en arbeidsintensief traject. Er is geen beleid op geformuleerd, en wordt ieder jaar ad-hoc uitgevoerd door het hoofd productie. Een van de deel-doelstellingen van het project is het formuleren van een goed vrijwilligersbeleid, dat in de toekomst gebruikt kan worden om vanuit een visie vrijwilligers te recruteren, te betrekken en in te zetten. Hierdoor wordt een duurzaam verband met de vrijwilligers gesmeed, en wordt de maatschappelijke betrokkenheid bij het festival vergroot.

Naast het formuleren van een goed vrijwilligersbeleid, wil Incubate haar “DNA” open stellen voor vrijwilligers. Het gebeurt regelmatig dat vrijwilligers aankloppen met ideeen die het festival kunnen verbeteren, of onderdelen binnen het festival efficienter kunnen maken. Het Incubate festival heeft in 2011 het thema “We Are Incubate” . We gaan een festival organiseren “met en door” de community rondom Incubate. Incubate stelt haar DNA open, en maakt ruimte voor projecten en ideeën van externe partijen, kunstenaars, en ook vrijwilligers. Hierdoor ontstaat als het ware een organische festival, waar stakeholders ambassadeur van het festival en van hun eigen project binnen het festival worden. Hier is een artistieke lijn op ontwikkeld, maar daarnaast ligt er de ambitie om dit voor het vrijwilligersbeleid ook te formuleren. Doelstelling van dit onderdeel is om ruimte te maken binnen de organisatie om vrijwilligers de kans te geven deze projecten te ontplooien. Hierdoor ontstaat een duurzame betrokkenheid van de vrijwilliger bij het festival, en bouwt de vrijwilliger kennis op die gedeeld kan worden met anderen.


· Hoe wilt u deze doelstellingen bereiken?

Vrijwilligersbeleid: dit kost vooral veel tijd. Deze doelstelling zal worden uitgewerkt door een coördinator in te stellen die onderzoek doet naar de behoeften van de organisatie en de vrijwilligers. Hierbij wordt gekeken naar de taken van de vrijwilligers, hoe vrijwilligersdiensten optimaal kunnen worden ingericht voor beide partijen, en waar de knelpunten liggen. Vanuit deze bevindingen wordt een kort beleidsplan geschreven, met daarin onder meer een standaardisering van de vrijwilligers inzet en de daarbij behorende beloning. Dit maakt onderdeel uit van de "Pay whay you do" participatie tactiek van Incubate, waar inzet voor het festival beloond wordt d.m.v. korting op de toegangsprijs. Daarnaast wordt er gewerkt naar een uitbreiding van de Incubate website met een vrijwilligers sectie, waar de hele vrijwilligers handling onder komt te hangen. Hier kunnen vrijwilligers zich inschrijven, vinden ze uitleg over het festival, de diensten en kunnen ze lezen wat hun rechten en plichten zijn. Deze sectie zal worden ingericht aan de hand van de bevindingen van het onderzoek.

Openstellen festival: deze doelstelling zal worden uitgewerkt, door binnen de productieketen ruimte te maken voor participatie. De eerste vrijwilligers hebben zich al gemeld met ideeën om een artiestenlounge te hosten of om een speelplek te creëren voor underground artiesten die normaal niet aan bod komen tijdens het festival. Door enkele kleine project budgetten vrij te maken, kunnen de vrijwilligers met hun project binnen het festival aan het werk. Zij zullen begeleid worden door de reguliere productieketen van het festival, maar wel de eindverantwoordelijkheid dragen voor de uitvoering van hun project. Deze manier van werken is nieuw voor Incubate, en middels deze pilot willen we onderzoeken of dit kan worden opgenomen in de lange-termijn strategie van het festival. Als de pilot slaagt, zal Incubate zelf middelen vrij maken om deze manier van werken verder te implementeren in haar bedrijfsvoering.

· Hoe draagt uw project bij aan de MVO doelstellingen van de gemeente Tilburg?
De MVO doelstellingen van de gemeente Tilburg komen exact overeen met die van Incubate. Incubate werkt volgens een MVO disclaimer (http://www.socialfestivalmodel.org/page/Corporate+and+social+responsibility), waarin uitgeschreven staat volgens welke principes de bedrijfsvoering van Incubate wordt uitgevoerd. Binnen de bestaande beleidsplannen zitten de kernwaarden People, Planet en Profit reeds verweven. Door vrijwilligers intensief en op een actieve wijze te laten participeren aan Incubate, komen zij in aanraking met de MVO kernwaarden van het festival, en dus ook van de gemeente Tilburg.

Participatie aan Incubate wordt ingericht als een bewustwordingsproces voor maatschappelijk ondernemen. Zo is de catering van het festival bv. geheel biologisch en bestaat het uit streekproducten. Dit wordt actief uitgedragen aan iedereen die gebruik maakt van deze catering, dus ook de vrijwilligers. Daarnaast leren de vrijwilligers samen werken met mensen uit alle windstreken van de wereld. Dit geeft hen een kans om een duurzaam netwerk op te bouwen, maar ook om in aanraking te komen met verschillende culturen, en hiervan te leren.

Incubate is een platte en transparante organisatie, met een open bedrijfscultuur. Door gebruik te maken van open source platforms, en het open stellen van de organisatie voor initiatieven van buitenaf, leert de organisatie, maar ook de community rondom de organisatie. Via middelen als het Social Festival Model (www.socialfestivalmodel.org) en social media, zullen vrijwilligers en bij de community van Incubate betrokken worden, en een steentje kunnen bijdragen aan alle niveaus van de organisatie.

Participatie van de verschillende vrijwilligers aan Incubate vergroot ook de maatschappelijke betrokkenheid in de stad. Het festival is vervlochten met verschillende stakeholders in de stad, zoals de culturele instellingen, de horeca, de opleidingen als Fontys en ROC, het bedrijfsleven en de lokale artiesten en kunstenaars. Doordat intensief wordt samengewerkt met deze stakeholders, leren de vrijwilligers deze stakeholders kennen. Hierdoor wordt het draagvlak voor zowel de stakeholders, het festival als de vrijwilligers bij elkaar vergroot.


Welke Andere organisaties / partners werkt u mee samen

heel veel.


· Op welke wijze wordt in uw project de balans gezocht tussen people, planet en profit, de 3 P's van MVO?

De vrijwilligersactivatie is ten eerste een "people" project. Door vrijwilligers in te zetten en de kans te geven zich te ontwikkelen binnen de Incubate community, worden duurzame verbanden gesmeed. Zowel tussen de vrijwilligers, als tussen de organisatie en de artiesten die op het festival aanwezig zijn. Zoals gezegd streeft Incubate er naar in haar bedrijfsvoering de 3 P's zoveel mogelijk naar voren te laten komen.

Het "planet" aspect is aanwezig in de bedrijfsvoering, door bv. duurzaam in te kopen wat betreft eten (streekproducten, biologisch), t-shirts (sweatshop free) en het gebruik van Max HAvelaar koffie etc. De vrijwilligers komen in aanraking met dit gedachtegoed op het moment dat ze participeren in Incubate.

Het "profit" aspect is vooral zichtbaar in de spin-off van het project. Door het vrijwilligersbeleid te structureren, zal een duurzaam beleid ontstaan, waarop in de komende jaren kan worden voortgeborduurd. De eenmalige investering van een onderzoek en het opzetten van een beleid, heeft op deze manier een duurzame spin-off. Door het efficienter inzetten van vrijwilligers kunnen kosten worden bespaard, en daarnaast wordt er door Incubate natuurlijk geinvesteerd in vrijwilligers. Het openstellen van de organisatie voor projecten vanuit de vrijwilligers kan een efficiëntere vorm van werken opleveren, wat kosten bespaart, en het kapitaal dat geinvesteerd wordt, op een duurzame wijze gebruikt.


· Op welke wijze besteedt u in uw bedrijf al aandacht aan deze aspecten?
Incubate heeft een MVO disclaimer, waarin de gedragsregels rondom people, planet en profit worden omschreven. (insert Link). Alle activiteiten, of het nu artistieke of bedrijfsmatige zijn, worden getoetst aan deze disclaimer. De disclaimer is vanuit 4 verschillende perspectieven geschreven. Incubate als inkoper / consument, Incubate als verkoper, Incubate als werkgever en Incubate als stakeholder. Binnen al deze perspectieven wordt rekening gehouden met people, planet en profit.


· Hoe gaat u de resultaten van uw project bij afronding evalueren en terugkoppelen met uw stakeholders en de gemeente Tilburg?
Zoals alle projecten van Incubate, wordt een uitvoerige evaluatie uitgevoerd na afloop van het project. De projectmanager schrijft een inhoudelijk verslag, en vergelijkt de resultaten met de ideeen zoals die in het initiele plan zijn beschreven. Het project zal een soort management samenvatting krijgen, dat open source en voor iedereen inzichtelijk wordt gemaakt via het Social Festival Model. Het staat collega festival en andere organisaties vrij deze samenvatting te copieren en te gebruiken voor eigen doeleinden.
Daarnaast schrijft Incubate jaarlijks een jaarverslag van alle activiteiten die het heeft ontwikkeld. Ook dit project wordt op deze manier beschreven. Het jaarverslag gaat richting alle stakeholders van Incubate. Van sponsors tot lokaties, van subsidienten tot partners. Ook het jaarverslag is volledig inzichtelijk op het Internet via een Issuu site.

· Hoe gaat u communiceren over uw project en de resultaten hiervan met uw omgeving; uw stakeholders?
Het project wordt vanuit de bestaande vrijwilligerspool opgestart. Deze mensen wordt om input gevraagd, en ze worden tevens ingezet als ambassadeur voor het project. Daarnaast wordt er natuurlijk via de reguliere wegen gecommuniceerd. Incubate host een blog, www.inlog.org, dat maandelijks door 3000 mensen wordt bekeken. Hierop zullen oproepen verschijnen. Daarnaast wordt het project via social media als facebook geladen. Het belangrijkste is echter, om het project gewoon uit te voeren. De mogelijkheid om het ontplooien van eigen projecten zal voor veel vrijwilligers enthousiasmerend werken, en dat is dan ook de beste reclame die we kunnen wensen.
Richting stakeholders wordt e.e.a. gecommuncieerd via het jaarverslag, na afloop. Tijdens het project zal input worden gevraagd via Social media, en via het blog http://incubate-innovation.org/, waarop alle innovatieve projecten van Incubate worden gedocumenteerd.


· Welke bijdrage gaat u hiermee leveren aan het vergroten van het draagvlak voor MVO?

Door de vrijwilligers een gecontroleerde en prettige omgeving te bieden om in te werken, en ze vooral gewoon te laten werken, worden ze op een vanzelfsprekende manier bewust van MVO beleid. Incubate ziet MVO beleid niet als iets wat op een bestaand beleid wordt geplakt, maar als integraal onderdeel van werkzaamheden. De belangrijkste manier om draagvlak voor MVO te vergroten, is dan ook het "doen". Het uitvoeren van werkzaamheden waarin MVO beleid is verweven, het laten zien dat mensen invloed kunnen hebben op een organisatie, het duurzaam ontwikkelen en ontsluiten van kennis en netwerken, en vooral, het werken aan een mooi en plezierig festival!

Geef een beknopt overzicht van de planning van het project. Geef aan uit welke fases uw project bestaat (voorbereiding, uitvoering, communicatie, afronding en evaluatie), wanneer u deze fasen gepland hebt (datum of periode), welke activiteiten in deze fasen worden verricht en wat het beoogde resultaat is (per fase).

Vrijwilligersbeleid:
- onderzoek en inventarisatie: 1 maart tm 31 maart. Inventariseren wat behoeften zijn van organisatie en vrijwilligers.
- beleidsontwikkeling: 1 april tm 30 april. beleidsplan schrijven, standaardiseringsmodule opzetten, vrijwilligers sectie op site ontwikkelen
- werving: 1 mei tm 10 september: werving van de vrijwilligers conform vrijwilligersbeleidsplan. tevens trial and error fase van nieuwe standaardiseringsmodule.
- uitvoering: 11 tm 18 september: inzet vrijwilligers tijdens festival
- evaluatie: 19 september tm 31 oktober: evaluatie dmv enkele interviews met vrijwilligers en organisatie, verslaglegging en advisering.

Activatie:
- onderzoek en inventarisatie: 1 maart tm 30 april: inventariseren projecten en selecteren geschikte projecten
- ontwikkeling: 30 april tm 31 mei: finetunen projecten en projectplannen optimaliseren. veel samenspraak vrijwilligers en productieteam Incubate
- pre-productie: 1 juni tm 10 september: projecten in de stijgers zetten, afstemmen met organisatie, evt communicatie naar doelgroepen, zorgen dat projecten klaar zijn voor uitvoering.
- uitvoering: 11 tm 18 september: uitvoering van de projecten tijdens het festival
- evaluatie: 19 september tm 31 oktober: evaluatie van de projecten dmv projectverslag.


eef een overzicht van de verwachte totaalkosten van uw project (per fase) en geef een omschrijving van de kostensoort (interne uren, externe expertise, materiaalkosten, vergoedingen, etc.). Vermeld waar nodig ook het gehanteerde uurtarief en BTW-tarief.

Geef een overzicht van de investeringen die door uw bedrijf en de betrokken samenwerkingspartners worden gedaan en voor welke kosten. Licht ook toe welke bijdrage u aan de gemeente Tilburg vraagt en voor welke kosten.

De bijdrage van de gemeente Tilburg zal op een duurzame manier worden ingezet, en moet vooral gezien worden als een activatie-bijdrage van het plan. Het project is zo opgezet dat het een zelfkatalyserend vermogen heeft, zodat de initiele investering meer oplevert dan een eenjarige impuls in de vrijwilligerscultuur van Incubate. Het opzetten van een vrijwilligersbeleid kost vooral tijd, maar zodra het beleid is geformuleerd, kan er langdurig gebruik van worden gemaakt, en schept het duidelijkheid voor zowel Incubate als haar vrijwilligers. De participatie projecten zijn een nieuwe manier van werken voor Incubate. Het opzetten, uitvoeren en analyseren van de pilot, die door het activatie-budget wordt mogelijk gemaakt, zorgt voor duurzaam inzicht in de bedrijfsvoering en laat zien hoe maatschappelijk draagvlak kan worden vergroot. Indien de pilot een succes blijkt, zal Incubate haar bedrijfsvoering anders gaan inrichten, en zelf ruimte en middelen vrij maken om dit soort projecten te omarmen en verder te ontwikkelen. Op deze manier is de investering van de gemeente Tilburg duurzaam, en stimuleert het de eigen MVO doelstellingen van alle partijen.

Het investeringsoverzicht ziet er als volgt uit:

- Eigen bijdrage Incubate: Incubate steekt tijd en geld in de begeleiding en stelt haar kantoor en daarbij horende middelen beschikbaar voor de onderzoeker/coordinator. Daarnaast neemt Incubate de kosten voor vrijwilligers, zoals verzekering, maaltijden, t-shirts, etc. voor haar rekening. Tevens draagt Incubate het project actief uit onder haar stakeholders, en communiceert het via Social Media en andere digitale communicatie middelen over het plan. De kosten voor de vrijwilligerscoordinator tijdens het festival worden grotendeels door Incubate gedragen.
Waarde eigen bijdrage: €10325,-

- Freshheads: Freshheads bv. is een van de hoofdsponsors van Incubate, en tevens partner in digitale ontwikkeling. Freshheads draagt zorg voor het functioneel ontwerp en de implementatie van de vrijwilligerssectie op de Incubate site. Hiermee gaat een efford van ongeveer 3 mandagen gepaard.
Waarde sponsoring: €1920,-

- Gemeente Tilburg MVO subsidie: de subsidie wordt ingezet om een onderzoeker/vrijwilligerscoordinator aan te stellen. Dit is een dubbelfunctie, in eerste instantie wordt onderzoek gedaan naar vrijwilligersbeleid, en daarna wordt het opgestelde beleid door deze persoon geïmplementeerd en uitgevoerd. Dit, omdat er zo geen kennisverlies in de overdracht wordt veroorzaakt. Naast de kosten voor een onderzoeker/coordinator, wordt een klein activatie-budget aangevraagd, om de participatie-projecten pilot te financieren. Dit zou gaan om hoogstens 4 projecten, van gemiddeld €500,- per project.
Hoogte aangevraagde subsidie: €8600,-