Sign in or 
- EasyEdit
- Edit tags
-
(what's this?What are these tools?
People just like you can add or edit the content on this site. If you want to try editing, but aren't ready to add to this site, try our demo area.
Read more about editing pages at Wetpaint Central.
) - Report page
Share this
Interne organisatie
Niet alleen de naam, maar ook de organisatie van Incubate veranderde in 2009. Terwijl de economische crisis op de loer lag, kreeg Incubate structurele ondersteuning. Hiermee was er meer financiële slagkracht en kon de organisatie verder professionaliseren. Om deze professionalisering te bezegelen, trok Incubate in oktober in een nieuw pand.
Professionalisering
De toezegging van een structurele subsidie voor de kunstenplanperiode 2009 tot en met 2012, door de provincie Noord-Brabant en de gemeente Tilburg, heeft de organisatie in 2009 enigszins doen stabiliseren. Door een toezegging voor een periode van vier jaar kwam er op een aantal gebieden zekerheid. Belangrijkste en meest stabiliserende stap is dat de drie-koppige directie vanaf januari 2009 in loondienst is gekomen van de stichting. Waar voorheen nog een wis en onzeker bestaan werd geleid via een VOF, kon de directie vanaf 1 januari een redelijk zeker bestaan gaan leiden als werknemer van de stichting die ze ooit zelf oprichtte.
Binnen de Raad van Toezicht (RvT) heerste twijfel over deze beslissing. Het verband tussen directie en RvT werd op deze manier geformaliseerd, waarmee de vraag rees of de organisatie financieel gezien gezond genoeg was om deze beslissing te onderbouwen. Er waren immers geen reserves, waardoor geen bestuursaansprakelijkheidsverzekering kon worden afgesloten. Daarnaast lagen aan de toezeggingen van de gemeente en de provincie prestatiecontracten ten grondslag. Met het grootste deel van het geld besteed aan medewerkers, huisvesting en kantoorkosten, was het maar de vraag of de inhoudelijke doelstellingen van de prestatiecontracten behaald werden in 2009. Met deze terechte kritiek heeft de RvT echter toch besloten in te stemmen met het voorgestelde loondienstverband.
Het loondienstverband is vrij basaal van aard. De directie, die gemiddeld meer dan full time werkt, heeft vanaf januari een contract voor 32 uur in de week. Er is nog steeds geen geld voor bezoldiging volgens CAO normen die vergelijkbare instellingen wel kunnen hanteren, alsmede dat er er geen geld is voor voorwaarden als pensioenopbouw of het uitbetalen van overuren.
Ander onderdeel van de professionalisering is het streven naar een goedkeurende accountantsverklaring. Dat wil zeggen dat de interne organisatie met betrekking tot geldstromen en alles wat daarbij komt kijken helemaal is geformuleerd, en dat alle procedures waterdicht zijn vastgesteld. Als na controle van de accountant blijkt dat de organisatie zich gehouden heeft aan de geformuleerde procedures, wordt een goedkeurende verklaring verstrekt.
Samen met vaste boekhouder Buro Bilan is begonnen aan het opstellen van een Administratieve Organisatie Interne Bedrijfsvoering (AOIB). Tevens zijn alle personele functies binnen de organisatie vastgelegd door het beschrijven van de Taken, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden (TBV) die behoren bij de functies. De AOIB, in combinatie met de TBV’s, vormt de basis voor de goedkeurende accountantsverklaring. Helaas is het voor 2009 nog niet mogelijk om deze verklaring te verkrijgen, aangezien het eerste deel van het jaar nog niet volgens de procedures zoals die beschreven zijn in de AOIB is gewerkt. Tevens is het startsaldo van 2009 nog niet vastgelegd. Vanaf juli 2009 is de AOIB echter geïncorporeerd in de modus operandi van de organisatie, en in januari 2010 zal het startsaldo worden vastgesteld, om vanaf daar te gaan werken naar de goedkeurende verklaring. Om de formele professionalisering helemaal af te maken startte Incubate in 2009 met tijdschrijven via Getharvest. Getharvest is een web-based programma dat uren bijhoudt en naar taken toeschrijft. Voor de realisatie van de editie 2009 zijn door de 11350 arbeidsuren door het programma geregistreerd. Dit betreft de inspanning van de 8 medewerkers die hun uren bij houden in Getharvest. Hierbij kan de inzet van talloze vrijwilligers, projectleiders, stagiaires en overige medewerkers nog bij opgeteld worden.
Omgaan met de crisis
2009 was ook het jaar van de mondiale economische crisis. Ook de entertainment- en cultuursector ontkwam niet aan de gevolgen hiervan. Grote fondsen zagen hun budgetten halveren, bedrijven bevroren hun sponsoringsbudgetten en consumenten hielden en masse de hand op de knip. Ook voor Incubate zijn de gevolgen duidelijk merkbaar. Naast een ietwat tegenvallende groei in de bezoekersaantallen, zijn ook in het oog springende projecten als het exposeren van een groot spandoek op de Interpolistoren helaas niet door gegaan. Daarnaast zijn enkele sponsordeals afgeketst, of beduidend lager uitgevallen dan voor de crisis gepland. Gelukkig heeft gemeente Tilburg de gevolgen van de economische crisis voor evenementen iets verzacht door het instellen van een crisisbudget. Incubate heeft hierdoor de gevolgen van de crisis voor haar organisatie kunnen verzachten.
Begroting
De totaal begroting van Incubate steeg in 2009 flink ten opzichte van 2008. Van een kleine drie ton naar een goeie vijf ton. Deels is dit te danken aan de structurele bijdrages van de provincie en gemeente. Naast dezebijdragenheeft Incubate wederom uit talrijke bronnen moeten putten om haar begroting rond te krijgen. Dit is elk jaar weer een grote en onzekere opgave, die een zware claim op de organisatie en haar personeel legt. Het is een arbeidsintensief en onzeker proces, wat de lange termijn planning van de organisatie niet ten goede komt. De totale afhankelijkheid van incidentele en projectfinanciering is de grootste bedreiging voor de ontwikkeling van Incubate. De werving van projectfinanciering is arbeidsintensief en drukt zwaar op de continuïteit van de organisatie en op de artistieke vrijheid en op de ontwikkeling van een meerjarig beleid. Tot juli 2009 was de financiering van Incubate 2009 nog onzeker, met een ongedekt bedrag van 90.000 euro op de begroting.
De eigen inkomsten van Incubate zijn dit jaar absoluut gezien een flink stuk gestegen. Zo’n 40% van de begroting werd gedekt door eigen inkomsten. Publieksinkomsten zijn ten opzichte van 2008 relatief gezien iets gedaald, echter, absoluut gezien was er wel een groei te zien. De daling is aan drie dingen te wijten. De relatieve daling ten opzichte van de totale begroting is te verklaren door de grote stijging van de totale begroting, mede door de structurele toezeggingen van provincie en gemeente. Deze groei vertaalt zich niet direct in veel hogere publieksinkomsten, doordat het geld vooral geïnvesteerd is in het optimaliseren en op niveau brengen van de interne organisatie. Van het geld van de accountant kan geen artiest worden geboekt.
De absolute groei was niet zo hoog als verwacht. Een stijging van 85% ten opzichte van 2008. Deze remming zou op een aantal manieren te verklaren kunnen zijn. Deels aan de financiële crisis, waardoor veel mensen de hand op de knip houden. Een andere oorzaak zou de planning van het Grublit festival kunnen zijn, dat drie dagen voor het Incubate festival was gepland. Hierdoor kan het zijn dat mensen werden genoodzaakt te kiezen voor het een of het ander, uit financiële overweging. Een derde punt is dat Incubate zich ontwikkelt als kunstenbreed festival. Een muziekprogramma is relatief zelffinancierend. Bij beeldende kunst en hedendaagse dans moet er meer gezocht worden naar additionele financiering.
Ondanks crisis zijn er toch nieuwe sponsor- en co-creatiedeals gesloten met bedrijven als Freshheads, Cre8tion.Lab, Spread Motion Design, en niet te vergeten Vedett, het Belgische biermerk waarmee Incubate een “partner in beleving” werd. De kernwaarden van beide merken sloten zo goed op elkaar aan, dat in 2009 de eerste stap werd gezet naar een langduriger samenwerkingsverband. Het percentage inkomsten dat werd gegenereerd door sponsoring daalde van 12% in 2008 tot 10% in 2009, absoluut gezien steeg het bedrag echter met 40%. De relatieve daling is dan ook te wijten aan de stijging in de totale exploitatie.
Incubate realiseerde in 2009 naast sponsoring nog een flink percentage aan andere eigen inkomsten door cultureel ondernemerschap. De Autovrije Zondag werd wederom georganiseerd, zij het dit jaar waarschijnlijk voor het laatst. Daarnaast waren er samenwerkingsverbanden in het kader van Brabantstad Culturele Hoofdstad 2018 en met Bureau CultuurMakelaar Tilburg. Hierdoor waren programmaimpulsen en de ontwikkeling van Social Festival Model mogelijk. Het percentage inkomsten gerealiseerd door de uitvoer van opdrachten steeg van 18% in 2008 naar 20% in 2009. Absoluut gezien steeg het percentage met 100% ten opzichte van 2008.
Op het gebied van niet aan de overheid gelieerde subsidies draaide Incubate dit jaar een enorm goed jaar, tegen alle verwachten door de crisis in. Opvallend is dat het VSB fonds, dat haar vermogen zag halveren, toch besloten heeft Incubate te honoreren met een substantieel verhoogde bijdrage. Dit tekent de kwaliteit van het festival. Daarnaast besloot het SNS Reaal fonds het festival volledig to honoreren met een substantieel bedrag. De inkomsten via niet overheid gelieerde subsidies steeg van 11% in 2008 naar 12% in 2009, absoluut gezien was een groei van 95% zichtbaar.
Huisvesting
Naastfinanciëleen organisatorische stappen voorwaarts, zette Incubate dit jaar nog een andere belangrijke stap: de verhuizing naar een nieuwe, zelfstandige kantoorruimte aan het Koningsplein, in het hart van de Tilburgse binnenstad. Na 2,5 jaar te hebben geopereerd vanuit een kleine ruimte in de culturele broedplaats NS16 is Incubate uit haar jasje gegroeid. Dankzij een tip van Stichting Ateliers werd de ruimte aan het Koningsplein gevonden, waar naast kantoorruimte ook een opslagplaats en een vergaderruimte is gecreëerd.
Personeel
Naast de directie bestaat het personeel van Incubate uit een aantal toegewijde medewerkers die vaak al enkele jaren voor de organisatie werkzaam zijn. Door de financiële en organisatorische groei kon Incubate hen, en met hen de opgebouwde kennis, binnenboord houden. Dit is erg belangrijk in een kennis-intensieve organisatie als Incubate. De bezoldiging van de medewerkers is nog steeds niet op niveau, en het tekent hen dan ook dat zij zich blijven inzetten voor Incubate. Het gevaar van een goed bod van een derde partij zal echter altijd op de loer liggen, zolang Incubate niet in staat is om marktconforme bezoldigingen uit te keren. Het zou erg zonde zijn van als met deze mensen ook de toewijding en opgebouwde kennis voor de organisatie verloren gaat.
Vrijwilligers en stagiaires
Zoals iedere culturele organisatie kan ook Incubate niet zonder vrijwilligers. Tijdens de festivalweek werkten zeventig vrijwilligers, die vaak meerdere diensten draaiden. De vrijwilligers ondersteunden het festival op tal van functies. Van kaartcontroleur tot stagehand en van suppoost tot posterplakker in de aanloop van het festival. De vrijwilligers werden door Incubate zelf geworven in de maanden voorafgaand aan het festival. Geen makkelijke klus, gezien de tanende vrijwilligerscultuur in Nederland. Toch lukte het een groot aantal mensen te mobiliseren. Deels waren de vrijwilligers afkomstig van andere organisaties als 013, deels kwamen ze via de eigen community.
Opvallend is dat veel vrijwilligers rond de 18 à 20 jaar oud zijn. Zij ambiëren vaak zelf een carrière in het culturele veld of vinden het interessant om in een festivalorganisatie te werken. Dit zijn de huidige of toekomstige studenten van de kunstacademie, het conservatorium of de Event Management opleiding van Fontys Hogescholen. Door deze vrijwilligers te faciliteren doen zij reeds vroeg kennis en ervaring op over alle facetten van werken in het culturele veld. De vrijwilligers waren gemotiveerd en zeer representatief voor het festival. In het publieksonderzoek waardeerden de bezoekers van het festival de vrijwilligers met een dikke 8 voor hun hulpvaardigheid en de kwaliteit van hun informatievoorziening. Dit is iets waar we als organisatie erg trots op zijn. We koesteren onze vrijwilligers, en hopen ons bestand te verstevigen en uit te bouwen in de komende jaren.
In 2009 kende Incubate negen stagiaires van verschillend pluimage. Zo deden vier stagiaires van de Herman Brood Academie uit Utrecht, een MBO opleiding voor muzikanten en technici, een "powerstage" van een week tijdens het festival. Joep Schmitz, eerstejaars bij de Hogeschool voor Kunsten in Utrecht deed zijn eerste algemene snuffelstage bij Incubate. Peter Meeuwsen en Jelle Agema kwamen beiden afgedaald vanuit de Rijksuniversiteit Groningen om onderzoek te doen. Peter deed ervaring op als assistent programmeur, en bleef na zijn stage werkzaam om verdere ervaring op te doen, en Jelle deed onderzoek naar niche-marketing binnen de culturele sector. Barry Spooren, afkomstig van de Hogeschool voor Kunsten in Utrecht deed een onderzoek naar het gebruik van het Social Festival Model, waarover elders in dit verslag meer, en maakte zich tevens onmisbaar als assistent fondsenwerver. Ook hij bleef na zijn stage twee dagen per week werkzaam bij Incubate. Maarten Lammers, afkomstig van de Universiteit Utrecht, is tijdens het schrijven van dit verslag nog bezig met een onderzoek naar sponsoring binnen de culturele sector, en de ontwikkeling van nieuws sponsormodellen voor Incubate.
Stagiaires zijn voor Incubate van levensbelang. Stagiaires zijn goedkoop en kunnen veel werk verzetten, maar vooral veel kennis binnen halen en ontwikkelen. Iets waar Incubate als organisatie veel profijt van heeft, en waarmee de organisatie zich steeds verder weet te ontwikkelen. De functie als betekenisgever, die Incubate steeds meer begint te krijgen, wordt mede mogelijk gemaakt door de talrijke onderzoeken en kennis-ontwikkeling die de stagiaires met zich mee brengen.
Incubate als ontwikkelaar
Onwikkelingen binnen Independent Culture zijn een voedingsbodem voor ontwikkelingen binnen de samenleving. Innovatie komt immers vaak van onderaf, hoewel we de term underground liever niet gebruiken. Wij presenteren deze Independent Culture op grote schaal. Hierdoor worden wij steeds meer gevraagd om vanuit die ervaring mee te denken over artistieke inhoud, bedrijfsmatigheid, marketing/publiciteit en politiek. Dat gaat van het programmeren van artiesten op Festival Mundial en tijdens Whatbar, het geven van gastcolleges op Fontys en Herman Brood Academie, presentaties op Picnic, de studiedag van De Vereniging van Schouwburgen en Concertgebouwdirecties tot een debat over de toekomst van de stad met politicus Hans Smolders en etnoloog Gerard Rooijakkers.
De professionaliseringsslag stelde ons vragen die we op onze eigen manier oplosten. We ontwikkelden, voor de culturele sector relatief nieuwe methoden voor projectmanagement, urenregistratie en administratieve organisatie. We pasten, voor de culturele sector redelijk vroegtijdig, social media toe binnen onze communicatiestrategie. Met het Social Festival Model ontwikkelden we een methode om organisatorische co-creatie te stimuleren via Wetpaint, een gratis applicatie. Het is gebaseerd op het Wikinomics principe om samenwerking binnen een open source business model te stimuleren. Social Festival Model geeft inzicht in de beleidsontwikkeling van Incubate en nodigt uit om hieraan mee te doen. Hiermee trok het volgens Google Analytics 6.243 bezoeken van 3.883 absoluut unieke bezoekers en gemiddeld 2,95 paginaweergaves. De kennis die Incubate door deze methodiek opdoet probeert het op zoveel mogelijk manieren te ontsluiten. In 2009 ontwikkelde Incubate hiertoe de blog Kicksforfree.nl over social media, nieuwe verdienmodellen en technologisch innovatie binnen de culturele sector. Hiermee reflecteerde het op ontwikkelingen binnen de organisatie en liet het gastbloggers aan het woord over hun eigen bevindingen.
Raad van Toezicht
De in 2008 geïmplementeerde Raad van Toezicht (RvT) hield in 2009 wederom toezicht op het functioneren van de directie. Middels een zestal RvT-vergaderingen, waarin vooral de grote lijnen van de status en ontwikkeling van het festival en de organisatie worden besproken, stuurt en controleert de RvT de verder autonoom opererende directie. De RvT bestond uit:
Voorzitter: Floor Boumans (beleidsmedewerker Universiteit van Tilburg)
Secretaris: Jasper van den Dobbelsteen (programmeur Groene Engel, eigenaar zeg maar Jasper, directeur poppodium De Lakei)
Penningmeester: Ries Doms (freelance drummer, hoofd productie Vormenfabriek)
Lid: Mike van Gaasbeek (zakelijk leider Worm Rotterdam)
Lid: Gerard Walhof (programmadirecteur 3FM bij VPRO)
De RvT kende dit jaar een kleine wisseling van de wacht. Vanwege een nieuwe baan als radiocoördinator van de VPRO, nam Gerard J. Walhof dit jaar helaas afscheid van de RvT. Zijn inbreng is vooral in de onzekere tijden van begin 2008 van groot belang geweest voor het voortbestaan van de stichting. Dit bewees ook eens te meer het belang van sterke leden in de RvT.
Voor de vervanger van Walhof werd een profiel geschetst door de directie en de overigen RvT leden. Wat vooral wenselijk bleek, was een RvT lid dat weet hoe in Tilburg de politieke lijnen lopen, en hoe de verhoudingen zijn. De tijdens eind 2009 heersende gespannen politieke verhoudingen en het afwezige beleid op cultuurgebied zijn hiervoor de belangrijkste factoren. Al snel werd Angelique Spaninks, directrice van MU in Eindhoven, oud cultuurjournaliste en woonachtig in Tilburg, gevonden om de vacante positie in te vullen. Begin 2010 zal zij officieel toetreden tot de RvT.
MVO beleid
In 2008 werd al nagedacht over het implementeren van een MVO beleid. Vooral het bewustzijn rondom de ecologische gevolgen van het organiseren van een festival en het runnen van een organisatie werd toen vergroot. Het gebruik van gerecyclede producten als papier, borden en bestek voor de catering, en het organiseren van fora rondom schoon vervoer behoorden vanaf toen tot de normale modus van Incubate. In 2009 is dit beleid verder doorgetrokken. Bijvoorbeeld door het gebruik van streekproducten en organisch geteelde groentes voor de catering, en het gebruik van andere locale leveranciers en bestaande infrastructuur voor de organisatie van het festival. Dit betrof vooral het "Planet" aspect van het MVO beleid. In 2010 zal dit aspect verder uitgebreid worden middels een apart project.
Ook aan het "People" aspect werd in 2009 gedacht. Door bij voorbeeld de inzet van medewerkers afkomstig van "De Boei", een organisatie die ontmoetingen en activiteiten voor mensen met een psychiatrische of psychosociale achtergrond organiseert. Deze medewerkers waren, samen met hun begeleider, verantwoordelijk voor het serveren van de maaltijden van de artiestencatering, en de hele handeling daaromheen. Het was erg interessant om zien hoe de ontmoetingen tussen deze mensen en de artiesten beide groepen deden verbazen. Dit aspect van MVO beleid willen we in 2010 graag verder uitbreiden.
Het "Profit" aspect van MVO beleid leverde voor lokale en duurzame leveranciers extra omzet op. De komende jaren blijven we aandacht schenken aan de effecten die het organiseren van een festival heeft op de omgeving. Voor 2010 ligt er een ambitie om een gedegen MVO beleid op te zetten, middels een onderzoek naar de organisatie en een stappenplan voor meerdere jaren dat ontwikkeld wordt vanuit de resultaten van dit onderzoek.
Conclusie
In 2009 heeft Incubate geïnvesteerd in haar interne organisatie. Dit leidde tot bedrijfsmatige transparantie en stabiliteit. Financieel leidde het tot een stevige groei in zowel de vaste als in de variabele inkomsten. Dit biedt een goede basis om op verder te gaan, maar Incubate is er nog lang niet. 70% van de financiering is incidenteel, wat voor de continuïteit van de organisatie een groot financieel risico met zich meebrengt. Deze projectfinanciering legt een grote druk op de organisatie. Daarnaast werkt Incubate nog lang niet volgens CAO of ARBO en is, mede doordat het steeds meer voor haar expertise gevraagd wordt, de werkdruk binnen de organisatie erg groot. Incubate heeft laten zien dat het zich in korte tijd organisatorisch kan stabiliseren en daar een groot aantal mensen bij kan betrekken. Nu is het aan investeerders om die stabiliteit op financieel gebied te bieden.
Professionalisering
De toezegging van een structurele subsidie voor de kunstenplanperiode 2009 tot en met 2012, door de provincie Noord-Brabant en de gemeente Tilburg, heeft de organisatie in 2009 enigszins doen stabiliseren. Door een toezegging voor een periode van vier jaar kwam er op een aantal gebieden zekerheid. Belangrijkste en meest stabiliserende stap is dat de drie-koppige directie vanaf januari 2009 in loondienst is gekomen van de stichting. Waar voorheen nog een wis en onzeker bestaan werd geleid via een VOF, kon de directie vanaf 1 januari een redelijk zeker bestaan gaan leiden als werknemer van de stichting die ze ooit zelf oprichtte.
Binnen de Raad van Toezicht (RvT) heerste twijfel over deze beslissing. Het verband tussen directie en RvT werd op deze manier geformaliseerd, waarmee de vraag rees of de organisatie financieel gezien gezond genoeg was om deze beslissing te onderbouwen. Er waren immers geen reserves, waardoor geen bestuursaansprakelijkheidsverzekering kon worden afgesloten. Daarnaast lagen aan de toezeggingen van de gemeente en de provincie prestatiecontracten ten grondslag. Met het grootste deel van het geld besteed aan medewerkers, huisvesting en kantoorkosten, was het maar de vraag of de inhoudelijke doelstellingen van de prestatiecontracten behaald werden in 2009. Met deze terechte kritiek heeft de RvT echter toch besloten in te stemmen met het voorgestelde loondienstverband.
Het loondienstverband is vrij basaal van aard. De directie, die gemiddeld meer dan full time werkt, heeft vanaf januari een contract voor 32 uur in de week. Er is nog steeds geen geld voor bezoldiging volgens CAO normen die vergelijkbare instellingen wel kunnen hanteren, alsmede dat er er geen geld is voor voorwaarden als pensioenopbouw of het uitbetalen van overuren.
Ander onderdeel van de professionalisering is het streven naar een goedkeurende accountantsverklaring. Dat wil zeggen dat de interne organisatie met betrekking tot geldstromen en alles wat daarbij komt kijken helemaal is geformuleerd, en dat alle procedures waterdicht zijn vastgesteld. Als na controle van de accountant blijkt dat de organisatie zich gehouden heeft aan de geformuleerde procedures, wordt een goedkeurende verklaring verstrekt.
Samen met vaste boekhouder Buro Bilan is begonnen aan het opstellen van een Administratieve Organisatie Interne Bedrijfsvoering (AOIB). Tevens zijn alle personele functies binnen de organisatie vastgelegd door het beschrijven van de Taken, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden (TBV) die behoren bij de functies. De AOIB, in combinatie met de TBV’s, vormt de basis voor de goedkeurende accountantsverklaring. Helaas is het voor 2009 nog niet mogelijk om deze verklaring te verkrijgen, aangezien het eerste deel van het jaar nog niet volgens de procedures zoals die beschreven zijn in de AOIB is gewerkt. Tevens is het startsaldo van 2009 nog niet vastgelegd. Vanaf juli 2009 is de AOIB echter geïncorporeerd in de modus operandi van de organisatie, en in januari 2010 zal het startsaldo worden vastgesteld, om vanaf daar te gaan werken naar de goedkeurende verklaring. Om de formele professionalisering helemaal af te maken startte Incubate in 2009 met tijdschrijven via Getharvest. Getharvest is een web-based programma dat uren bijhoudt en naar taken toeschrijft. Voor de realisatie van de editie 2009 zijn door de 11350 arbeidsuren door het programma geregistreerd. Dit betreft de inspanning van de 8 medewerkers die hun uren bij houden in Getharvest. Hierbij kan de inzet van talloze vrijwilligers, projectleiders, stagiaires en overige medewerkers nog bij opgeteld worden.
Omgaan met de crisis
2009 was ook het jaar van de mondiale economische crisis. Ook de entertainment- en cultuursector ontkwam niet aan de gevolgen hiervan. Grote fondsen zagen hun budgetten halveren, bedrijven bevroren hun sponsoringsbudgetten en consumenten hielden en masse de hand op de knip. Ook voor Incubate zijn de gevolgen duidelijk merkbaar. Naast een ietwat tegenvallende groei in de bezoekersaantallen, zijn ook in het oog springende projecten als het exposeren van een groot spandoek op de Interpolistoren helaas niet door gegaan. Daarnaast zijn enkele sponsordeals afgeketst, of beduidend lager uitgevallen dan voor de crisis gepland. Gelukkig heeft gemeente Tilburg de gevolgen van de economische crisis voor evenementen iets verzacht door het instellen van een crisisbudget. Incubate heeft hierdoor de gevolgen van de crisis voor haar organisatie kunnen verzachten.
Begroting
De totaal begroting van Incubate steeg in 2009 flink ten opzichte van 2008. Van een kleine drie ton naar een goeie vijf ton. Deels is dit te danken aan de structurele bijdrages van de provincie en gemeente. Naast dezebijdragenheeft Incubate wederom uit talrijke bronnen moeten putten om haar begroting rond te krijgen. Dit is elk jaar weer een grote en onzekere opgave, die een zware claim op de organisatie en haar personeel legt. Het is een arbeidsintensief en onzeker proces, wat de lange termijn planning van de organisatie niet ten goede komt. De totale afhankelijkheid van incidentele en projectfinanciering is de grootste bedreiging voor de ontwikkeling van Incubate. De werving van projectfinanciering is arbeidsintensief en drukt zwaar op de continuïteit van de organisatie en op de artistieke vrijheid en op de ontwikkeling van een meerjarig beleid. Tot juli 2009 was de financiering van Incubate 2009 nog onzeker, met een ongedekt bedrag van 90.000 euro op de begroting.
De eigen inkomsten van Incubate zijn dit jaar absoluut gezien een flink stuk gestegen. Zo’n 40% van de begroting werd gedekt door eigen inkomsten. Publieksinkomsten zijn ten opzichte van 2008 relatief gezien iets gedaald, echter, absoluut gezien was er wel een groei te zien. De daling is aan drie dingen te wijten. De relatieve daling ten opzichte van de totale begroting is te verklaren door de grote stijging van de totale begroting, mede door de structurele toezeggingen van provincie en gemeente. Deze groei vertaalt zich niet direct in veel hogere publieksinkomsten, doordat het geld vooral geïnvesteerd is in het optimaliseren en op niveau brengen van de interne organisatie. Van het geld van de accountant kan geen artiest worden geboekt.
De absolute groei was niet zo hoog als verwacht. Een stijging van 85% ten opzichte van 2008. Deze remming zou op een aantal manieren te verklaren kunnen zijn. Deels aan de financiële crisis, waardoor veel mensen de hand op de knip houden. Een andere oorzaak zou de planning van het Grublit festival kunnen zijn, dat drie dagen voor het Incubate festival was gepland. Hierdoor kan het zijn dat mensen werden genoodzaakt te kiezen voor het een of het ander, uit financiële overweging. Een derde punt is dat Incubate zich ontwikkelt als kunstenbreed festival. Een muziekprogramma is relatief zelffinancierend. Bij beeldende kunst en hedendaagse dans moet er meer gezocht worden naar additionele financiering.
Ondanks crisis zijn er toch nieuwe sponsor- en co-creatiedeals gesloten met bedrijven als Freshheads, Cre8tion.Lab, Spread Motion Design, en niet te vergeten Vedett, het Belgische biermerk waarmee Incubate een “partner in beleving” werd. De kernwaarden van beide merken sloten zo goed op elkaar aan, dat in 2009 de eerste stap werd gezet naar een langduriger samenwerkingsverband. Het percentage inkomsten dat werd gegenereerd door sponsoring daalde van 12% in 2008 tot 10% in 2009, absoluut gezien steeg het bedrag echter met 40%. De relatieve daling is dan ook te wijten aan de stijging in de totale exploitatie.
Incubate realiseerde in 2009 naast sponsoring nog een flink percentage aan andere eigen inkomsten door cultureel ondernemerschap. De Autovrije Zondag werd wederom georganiseerd, zij het dit jaar waarschijnlijk voor het laatst. Daarnaast waren er samenwerkingsverbanden in het kader van Brabantstad Culturele Hoofdstad 2018 en met Bureau CultuurMakelaar Tilburg. Hierdoor waren programmaimpulsen en de ontwikkeling van Social Festival Model mogelijk. Het percentage inkomsten gerealiseerd door de uitvoer van opdrachten steeg van 18% in 2008 naar 20% in 2009. Absoluut gezien steeg het percentage met 100% ten opzichte van 2008.
Op het gebied van niet aan de overheid gelieerde subsidies draaide Incubate dit jaar een enorm goed jaar, tegen alle verwachten door de crisis in. Opvallend is dat het VSB fonds, dat haar vermogen zag halveren, toch besloten heeft Incubate te honoreren met een substantieel verhoogde bijdrage. Dit tekent de kwaliteit van het festival. Daarnaast besloot het SNS Reaal fonds het festival volledig to honoreren met een substantieel bedrag. De inkomsten via niet overheid gelieerde subsidies steeg van 11% in 2008 naar 12% in 2009, absoluut gezien was een groei van 95% zichtbaar.
Huisvesting
Naastfinanciëleen organisatorische stappen voorwaarts, zette Incubate dit jaar nog een andere belangrijke stap: de verhuizing naar een nieuwe, zelfstandige kantoorruimte aan het Koningsplein, in het hart van de Tilburgse binnenstad. Na 2,5 jaar te hebben geopereerd vanuit een kleine ruimte in de culturele broedplaats NS16 is Incubate uit haar jasje gegroeid. Dankzij een tip van Stichting Ateliers werd de ruimte aan het Koningsplein gevonden, waar naast kantoorruimte ook een opslagplaats en een vergaderruimte is gecreëerd.
Personeel
Naast de directie bestaat het personeel van Incubate uit een aantal toegewijde medewerkers die vaak al enkele jaren voor de organisatie werkzaam zijn. Door de financiële en organisatorische groei kon Incubate hen, en met hen de opgebouwde kennis, binnenboord houden. Dit is erg belangrijk in een kennis-intensieve organisatie als Incubate. De bezoldiging van de medewerkers is nog steeds niet op niveau, en het tekent hen dan ook dat zij zich blijven inzetten voor Incubate. Het gevaar van een goed bod van een derde partij zal echter altijd op de loer liggen, zolang Incubate niet in staat is om marktconforme bezoldigingen uit te keren. Het zou erg zonde zijn van als met deze mensen ook de toewijding en opgebouwde kennis voor de organisatie verloren gaat.
Vrijwilligers en stagiaires
Zoals iedere culturele organisatie kan ook Incubate niet zonder vrijwilligers. Tijdens de festivalweek werkten zeventig vrijwilligers, die vaak meerdere diensten draaiden. De vrijwilligers ondersteunden het festival op tal van functies. Van kaartcontroleur tot stagehand en van suppoost tot posterplakker in de aanloop van het festival. De vrijwilligers werden door Incubate zelf geworven in de maanden voorafgaand aan het festival. Geen makkelijke klus, gezien de tanende vrijwilligerscultuur in Nederland. Toch lukte het een groot aantal mensen te mobiliseren. Deels waren de vrijwilligers afkomstig van andere organisaties als 013, deels kwamen ze via de eigen community.
Opvallend is dat veel vrijwilligers rond de 18 à 20 jaar oud zijn. Zij ambiëren vaak zelf een carrière in het culturele veld of vinden het interessant om in een festivalorganisatie te werken. Dit zijn de huidige of toekomstige studenten van de kunstacademie, het conservatorium of de Event Management opleiding van Fontys Hogescholen. Door deze vrijwilligers te faciliteren doen zij reeds vroeg kennis en ervaring op over alle facetten van werken in het culturele veld. De vrijwilligers waren gemotiveerd en zeer representatief voor het festival. In het publieksonderzoek waardeerden de bezoekers van het festival de vrijwilligers met een dikke 8 voor hun hulpvaardigheid en de kwaliteit van hun informatievoorziening. Dit is iets waar we als organisatie erg trots op zijn. We koesteren onze vrijwilligers, en hopen ons bestand te verstevigen en uit te bouwen in de komende jaren.
In 2009 kende Incubate negen stagiaires van verschillend pluimage. Zo deden vier stagiaires van de Herman Brood Academie uit Utrecht, een MBO opleiding voor muzikanten en technici, een "powerstage" van een week tijdens het festival. Joep Schmitz, eerstejaars bij de Hogeschool voor Kunsten in Utrecht deed zijn eerste algemene snuffelstage bij Incubate. Peter Meeuwsen en Jelle Agema kwamen beiden afgedaald vanuit de Rijksuniversiteit Groningen om onderzoek te doen. Peter deed ervaring op als assistent programmeur, en bleef na zijn stage werkzaam om verdere ervaring op te doen, en Jelle deed onderzoek naar niche-marketing binnen de culturele sector. Barry Spooren, afkomstig van de Hogeschool voor Kunsten in Utrecht deed een onderzoek naar het gebruik van het Social Festival Model, waarover elders in dit verslag meer, en maakte zich tevens onmisbaar als assistent fondsenwerver. Ook hij bleef na zijn stage twee dagen per week werkzaam bij Incubate. Maarten Lammers, afkomstig van de Universiteit Utrecht, is tijdens het schrijven van dit verslag nog bezig met een onderzoek naar sponsoring binnen de culturele sector, en de ontwikkeling van nieuws sponsormodellen voor Incubate.
Stagiaires zijn voor Incubate van levensbelang. Stagiaires zijn goedkoop en kunnen veel werk verzetten, maar vooral veel kennis binnen halen en ontwikkelen. Iets waar Incubate als organisatie veel profijt van heeft, en waarmee de organisatie zich steeds verder weet te ontwikkelen. De functie als betekenisgever, die Incubate steeds meer begint te krijgen, wordt mede mogelijk gemaakt door de talrijke onderzoeken en kennis-ontwikkeling die de stagiaires met zich mee brengen.
Incubate als ontwikkelaar
Onwikkelingen binnen Independent Culture zijn een voedingsbodem voor ontwikkelingen binnen de samenleving. Innovatie komt immers vaak van onderaf, hoewel we de term underground liever niet gebruiken. Wij presenteren deze Independent Culture op grote schaal. Hierdoor worden wij steeds meer gevraagd om vanuit die ervaring mee te denken over artistieke inhoud, bedrijfsmatigheid, marketing/publiciteit en politiek. Dat gaat van het programmeren van artiesten op Festival Mundial en tijdens Whatbar, het geven van gastcolleges op Fontys en Herman Brood Academie, presentaties op Picnic, de studiedag van De Vereniging van Schouwburgen en Concertgebouwdirecties tot een debat over de toekomst van de stad met politicus Hans Smolders en etnoloog Gerard Rooijakkers.
De professionaliseringsslag stelde ons vragen die we op onze eigen manier oplosten. We ontwikkelden, voor de culturele sector relatief nieuwe methoden voor projectmanagement, urenregistratie en administratieve organisatie. We pasten, voor de culturele sector redelijk vroegtijdig, social media toe binnen onze communicatiestrategie. Met het Social Festival Model ontwikkelden we een methode om organisatorische co-creatie te stimuleren via Wetpaint, een gratis applicatie. Het is gebaseerd op het Wikinomics principe om samenwerking binnen een open source business model te stimuleren. Social Festival Model geeft inzicht in de beleidsontwikkeling van Incubate en nodigt uit om hieraan mee te doen. Hiermee trok het volgens Google Analytics 6.243 bezoeken van 3.883 absoluut unieke bezoekers en gemiddeld 2,95 paginaweergaves.
Raad van Toezicht
De in 2008 geïmplementeerde Raad van Toezicht (RvT) hield in 2009 wederom toezicht op het functioneren van de directie. Middels een zestal RvT-vergaderingen, waarin vooral de grote lijnen van de status en ontwikkeling van het festival en de organisatie worden besproken, stuurt en controleert de RvT de verder autonoom opererende directie. De RvT bestond uit:
Voorzitter: Floor Boumans (beleidsmedewerker Universiteit van Tilburg)
Secretaris: Jasper van den Dobbelsteen (programmeur Groene Engel, eigenaar zeg maar Jasper, directeur poppodium De Lakei)
Penningmeester: Ries Doms (freelance drummer, hoofd productie Vormenfabriek)
Lid: Mike van Gaasbeek (zakelijk leider Worm Rotterdam)
Lid: Gerard Walhof (programmadirecteur 3FM bij VPRO)
De RvT kende dit jaar een kleine wisseling van de wacht. Vanwege een nieuwe baan als radiocoördinator van de VPRO, nam Gerard J. Walhof dit jaar helaas afscheid van de RvT. Zijn inbreng is vooral in de onzekere tijden van begin 2008 van groot belang geweest voor het voortbestaan van de stichting. Dit bewees ook eens te meer het belang van sterke leden in de RvT.
Voor de vervanger van Walhof werd een profiel geschetst door de directie en de overigen RvT leden. Wat vooral wenselijk bleek, was een RvT lid dat weet hoe in Tilburg de politieke lijnen lopen, en hoe de verhoudingen zijn. De tijdens eind 2009 heersende gespannen politieke verhoudingen en het afwezige beleid op cultuurgebied zijn hiervoor de belangrijkste factoren. Al snel werd Angelique Spaninks, directrice van MU in Eindhoven, oud cultuurjournaliste en woonachtig in Tilburg, gevonden om de vacante positie in te vullen. Begin 2010 zal zij officieel toetreden tot de RvT.
MVO beleid
In 2008 werd al nagedacht over het implementeren van een MVO beleid. Vooral het bewustzijn rondom de ecologische gevolgen van het organiseren van een festival en het runnen van een organisatie werd toen vergroot. Het gebruik van gerecyclede producten als papier, borden en bestek voor de catering, en het organiseren van fora rondom schoon vervoer behoorden vanaf toen tot de normale modus van Incubate. In 2009 is dit beleid verder doorgetrokken. Bijvoorbeeld door het gebruik van streekproducten en organisch geteelde groentes voor de catering, en het gebruik van andere locale leveranciers en bestaande infrastructuur voor de organisatie van het festival. Dit betrof vooral het "Planet" aspect van het MVO beleid. In 2010 zal dit aspect verder uitgebreid worden middels een apart project.
Ook aan het "People" aspect werd in 2009 gedacht. Door bij voorbeeld de inzet van medewerkers afkomstig van "De Boei", een organisatie die ontmoetingen en activiteiten voor mensen met een psychiatrische of psychosociale achtergrond organiseert. Deze medewerkers waren, samen met hun begeleider, verantwoordelijk voor het serveren van de maaltijden van de artiestencatering, en de hele handeling daaromheen. Het was erg interessant om zien hoe de ontmoetingen tussen deze mensen en de artiesten beide groepen deden verbazen. Dit aspect van MVO beleid willen we in 2010 graag verder uitbreiden.
Het "Profit" aspect van MVO beleid leverde voor lokale en duurzame leveranciers extra omzet op. De komende jaren blijven we aandacht schenken aan de effecten die het organiseren van een festival heeft op de omgeving. Voor 2010 ligt er een ambitie om een gedegen MVO beleid op te zetten, middels een onderzoek naar de organisatie en een stappenplan voor meerdere jaren dat ontwikkeld wordt vanuit de resultaten van dit onderzoek.
Conclusie
In 2009 heeft Incubate geïnvesteerd in haar interne organisatie. Dit leidde tot bedrijfsmatige transparantie en stabiliteit. Financieel leidde het tot een stevige groei in zowel de vaste als in de variabele inkomsten. Dit biedt een goede basis om op verder te gaan, maar Incubate is er nog lang niet. 70% van de financiering is incidenteel, wat voor de continuïteit van de organisatie een groot financieel risico met zich meebrengt. Deze projectfinanciering legt een grote druk op de organisatie. Daarnaast werkt Incubate nog lang niet volgens CAO of ARBO en is, mede doordat het steeds meer voor haar expertise gevraagd wordt, de werkdruk binnen de organisatie erg groot. Incubate heeft laten zien dat het zich in korte tijd organisatorisch kan stabiliseren en daar een groot aantal mensen bij kan betrekken. Nu is het aan investeerders om die stabiliteit op financieel gebied te bieden.
Je_Suis_Barry |
Latest page update: made by Je_Suis_Barry
, Apr 2 2010, 6:01 AM EDT
(about this update
About This Update
Edited by Je_Suis_Barry
1 word added 1 word deleted view changes - complete history) |
|
More Info: links to this page
|
There are no threads for this page.
Be the first to start a new thread.
