In this section of the social festival model, you will find all info that is necessary to financially manage an operation such as the Incubate Festival. Still under construction......ofcourse.....

Also available as a word document of the bottom of this page.

Opzet procedures administratieve organisatie stichting Incubate

Beschikbare functies:
- Bestuur
- Zakelijk leider (Frank) ook budgethouder en gastenlijst gemachtigde
- Artistiek leider (Vincent) ook budgethouder en gastenlijst gemachtigde
- Communicatie leider (Joost) ook budgethouder en gastenlijst gemachtigde
- Projectleiders (diverse freelancers)
- Office manager (Tineke, free-lancer)
- Medewerker digitale marketing (Erik, freelancer)
- Medewerker analoge marketing (Tijs, freelancer ) ook budgethouder en gastenlijst gemachtigde
- Crew Handling (Miranda, freelancer )
- Coordinator Ticket lounge (Shirley, freelancer)
- Artist handling (Laszlo, freelancer) ook bewaarder productiekluis
- Technische productie (Cees, freelancer)
- Site productie (Loes, freelancer)
- Stage managers (diverse free-lancers op locatie)
- Kassamedewerkers/vrijwilligers
- Administratiekantoor (Buro Bilan)
- Kassabewaarder kluis inkomstenkluis (Buro Bilan)
- Deurcontroleurs/vrijwilligers



Entreegelden

beschikken bestuur gemachtigden gastenlijst prijzenschema (1) gastenlijstbeleid (2)	De jaarlijkse prijzenschema’s per dag/week/weekend dienen te worden goedgekeurd door het bestuur. Naast de prijzenschema's dienen ook de kortingen en voorwaarden voor vrije toegang voor medewerkers en vrijwilligers, artiesten en pers benoemd te worden. Ook dit kader dient vastgesteld te worden door het bestuur.
registreren mw digitale marketing overdracht entreekaarten Sounds (3) uitnodigingenlijst/losse e-mails gastenlijst (4)	De gegevens tbv de kaartverkoop (prijzenschema’s, activiteiten, kortingen en vrijkaarten)) worden in het verkoopsysteem PayLogic ingebracht worden door de medewerker digitale marketing, die als enige toegang heeft tot het wijzigen van deze gegevens. Het invoeren van de entreeprijzen gebeurt op basis van de door het bestuur vastgestelde prijzenschema. Voor de voorverkoop via Sounds worden eenmalig vrijkaarten uitgedraaid op naam van Sounds door de mw digitale marketing. Een medewerker van Sounds en de zakelijke leider tekenen voor de overdracht van deze kaarten De registratie van de gasten vindt ook plaats via PayLogic door de medewerker digitale marketing. De gasten worden ingevoerd in de uitnodigingenlijst. Deze lijsten worden door de gemachtigden getekend. Na ondertekening worden de uitnodigingen digitaal verstuurd. De gasten die de uitnodiging accepteren ontvangen een E-ticket. Voor gasten die zonder E-ticket aan de kassa komen, verstuurt de medewerker digitale marketing de E-ticket naar de ticket lounge, alwaar deze geprint kan worden. Voor de gasten die tijdens het festival nog als gasten geregistreerd moeten worden sturen de gastenlijst gemachtigden een e-mail aan de medewerker digitale marketing hiervoor de E-tickets aanlevert bij de ticket lounge. Voor de voorverkoop via Sounds worden eenmalig vrijkaarten uitgedraaid op naam van Sounds door de mw digitale marketing. Een medewerker van Sounds en de zakelijke leider tekenen voor de overdracht van deze kaarten
uitvoeren kassamedewerker coördinator ticket lounge kassabewaarder zakelijk leider ontvangstbevestiging Sounds kaarten (5) Kassatelfornulieren (6)	De voorverkoop via Pay-Logic/Sounds De verkopen en betalingsverwerking gaan automatisch via Pay-logic. De klant kan zelf een E-ticket uitprinten. Periodiek worden hiervan overzichten ontvangen van Pay-logic. De kaarten bij Sounds worden daar verkocht. De retourkaarten worden na het festival door de zakelijke leider opgehaald en geteld en tekent samen met sounds voor ontvangst. De kaarten gaan vervolgens naar het administratiekantoor. Voorverkoop via kassa/avondverkoop De contante en de avond voorverkoop via de kassa ligt in de handen van de kassa medewerker. Er zijn twee loketten beschikbaar, een voor avondverkoop en een voor gasten en voorverkoop voor andere dagen. De verkoop via de kassa wordt via hetzelfde systeem gevoerd als de online verkoop; Het zogenaamde ticketware systeem van Pay-logic De kassamedewerker dient geen toegang te hebben tot het wijzigen van prijzenschema's of de invoer van activiteiten. Wisselgeld en geld voor de beginkassa’s wordt dagelijks klaargelegd door de kassabewaarder. Het geld wordt op vrijdag van de bank gehaald met twee personen. De beginkassa wordt samen met de bandjes ( aantallen) aangeleverd door de kassabewaarder aan de coördinator ticket lounge. Deze telt de kassa’s na en tekent voor ontvangst. De kassa van de dagverkoop moet aansluiten met de daguitdraai van Ticketware. Hiertoe vult de kassamedewerker een kassatelformulier in. Voor het saldo van de pintransacties wordt een dagsafslag gemaakt. De bon wordt aan het kassatelformulier geniet. Het totaal van de pintransacties en het contant geteld geld, moet aansluiten met de uitdraai uit Ticketware. Bij een kasbedrag boven de 2000.- wordt het geld tussentijds afgestort door de coördinator ticket lounge. Hiervoor wordt een tellijst ingevuld en getekend door de kassamedewerker en de coördinator ticket lounge. Bij de avondafsluiting wordt het kassaformulier ter akkoord getekend door de kassamedewerker en de coördinator ticketlounge en wordt het kasgeld samen met de papieren in een sealbag gestopt en door de coördinator ticket lounge in de kluis opgeborgen.
uitvoeren kassamedewerker coördinator ticket lounge controle formulier bandjes (7) ingeleverde ( e-)tickets en (8) uitvoeren mw artist handling controle formulier artiestenbandjes (9) lijst uitgifte artiestbandjes (10) rest artiestbandjes(11) uitvoeren mw crew handling controle formulier crewbandjes (12) lijst vrijwilligers/crew (13) rest crew/vrijwilligers bandjes (14)	Bandjesbeheer Tijdens het Incubate festival wordt er gewerkt met een groot aantal polsbandjes die toegang bieden tot het festival. De polsbandjes vertegenwoordigen een financiële waarde (zie ticketschema), en aan het dragen van deze bandjes worden verschillende rechten ontleend. Daarom moeten ze worden beheerd door verschillende mensen. Type bandjes: · Publiek · Press/guest · Artist · Crew · Vrijwilliger · Publiek Deze bandjes geven toegang tot alle publiekelijk toegankelijke evenementen van het Incubate festival op de overeenkomstige dagen van het gekochte ticket, en worden beheerd door coördinator ticket lounge. · Press/guest Deze bandjes geven toegang tot alle publiekelijk toegankelijke evenementen van het Incubate festival voor de duur van het gehele festival, en daarnaast geven ze toegang tot de Press/guest/artist lounge. Benodigde publieks- en persbandjes worden de eerste dag van het festival aangeleverd en nageteld door de zakelijke leider. De coördinator ticket lounge tekent voor ontvangst van de bandjes en legt deze in de inkomstenkluis. Dit vormt meteen de beginstand voor de kassamedewerkers. Bandjes kunnen door publiek worden verkregen door het inruilen e-ticket uit voorverkoop of via gastenlijst, of door contant te betalen aan de kassa. Bij contante verkoop via de kassa wordt het kaartje geprint en meteen gescand, het ingeleverde (E-)ticket wordt ook gescand. Pas wanneer het systeem akkoord geeft wordt het bandje aan de klant verstrekt. De ontvangen E-tickets en de geprinte kaartjes worden bewaard tbv de eindcontrole. Bij de dagafsluiting wordt het aantal ingeleverde e-tickets gesorteerd per soort, geteld en de aantallen ingevuld in het controle formulier bandjes. De kassamedewerkers en de coördinator ticket lounge tekenen het formulier en vullen de beginstand voor de volgende dag in. De rest hoeveelheid van de bandjes gaat samen met de formulieren in de inkomstenkluis. · Artist Deze bandjes zijn bestemd voor de artiesten van het Incubate festival, en geven, naast alle publiekelijk toegankelijke evenementen van het Incubate festival, toegang tot de backstage van de locatie waar de artiest moet optreden. Daarnaast verlenen ze de drager toegang tot de press/guest/artist lounge. Toegang tot de publiekelijke evenementen wordt gedurende het gehele festival verleend, toegang tot de backstage van de locatie enkel gedurende de dag van het optreden. De bandjes worden door de zakelijk leider geteld en aangeleverd aan de medewerker artist handling, die hier voor tekent. Op basis van de artist-riders worden door hem de met de artiest overeengekomen aantal bandjes in de band-enveloppe gedaan. Als alle band-enveloppes zijn voorzien van bandjes, wordt het aantal overgebleven bandjes door de medewerker terug in de productiekluis gezet. De band enveloppen worden per locatie per dag overgedragen aan de betreffende stagemanager. Bij ontvangst van de enveloppen door de stagemanager wordt getekend voor ontvangst. De tekenlijst wordt beheerd door de medewerker artist handling. · Crew Deze bandjes zijn bestemd voor de crew van het festival, ofwel de betaalde inhuurkrachten, zoals stagemanagers en geluidsmensen. De bandjes geven, naast alle publiekelijk toegankelijke evenementen van het Incubate festival, toegang tot de backstage van de locatie waar de crew werkzaam is. Toegang tot de publiekelijke evenementen wordt gedurende het gehele festival verleend, toegang tot de backstage van de locatie enkel gedurende de dag van de werkzaamheden. · Vrijwilliger Deze bandjes zijn bestemd voor de vrijwilligers van het festival. De bandjes geven gedurende de dag dat de vrijwilliger werkzaam is toegang tot alle publiekelijk toegankelijke evenementen van het Incubate festival, toegang. De bandjes worden door de zakelijk leider geteld en aangeleverd aan de medewerker crew handling, die hier voor tekent. Samen met de bandjes wordt per dag een afkruislijst van crew die gedurende de dag werkzaam is afgeleverd. Crewleden en vrijwilligers melden zich bij de medewerker crew handling, alwaar zij na identificatie een bandje ontvangen. De bandjes worden samen met de lijst bewaard in de NS 16 kluis en daarna in de productiekluis.
bewaren kassabewaarder administratiekantoor inzamelen rest kaarten sounds (15) Inzamelen kassalijsten (16) restvoorraad bandjes inzamelen (17) registratielijsten bandjes (18) uitdraai PayLogic (19)	De voorverkoop via Pay-logic De bankafstortingen en de facturen van Pay-logic worden door de administrateur geregistreerd op de tussenrekening vooruit ontvangen entree. Hierbij worden de doorberekende kosten apart geregistreerd. Voorverkoop sounds De ingenomen kaarten worden nageteld en op basis hiervan wordt een factuur opgemaakt. Voorverkoop via kassa/avondverkoop De kassabewaarder komt dagelijks naar de ticketlounge om de entree enveloppen en de bandjes te controleren en indien nodig gelden af te storten met twee mensen naar de bank. De kassa telformulieren en de formulieren bandjes uitgifte worden opgeborgen in een map, de ingenomen tickets worden meegenomen naar Buro Bilan (hebben geen waarde meer, maar zijn ter controle). Er worden nieuwe beginkassa’s klaargemaakt met de juiste beginstanden van het wisselgeld. Bandjesbeheer Na afloop van het festival worden alle bandjes overgedragen aan de kassabewaarder ter controle en vastlegging. De administrateur draait na afloop de uitdraai uit pay-logic uit en legt de omzetten van de activiteiten vast in de boekhouding op de grootboekrekening entree. De tegenboeking wordt gedaan op de tussenrekening vooruit ontvangen entree.
controleren accountant	De accountant controleert de uitdraai van pay-logic en sluit deze aan met de grootboekrekening entree. Tevens sluit de accountant de ontbrekende ticketbandjes aan met de verkochte tickets en de gastenlijsten.

Sponsoring

Beschikken bestuur	De kaders voor het sponsorbeleid worden vastgesteld door het bestuur. Hierbij moet vastgelegd worden welke tegenprestaties aangeboden worden en wat de waarde daarvan is.
registreren communicatieleider sponsor contracten (20)	Met alle sponsors wordt zowel voor geldbedragen als voor sponsoring in natura een contract opgemaakt door de communicatieleider. In het contract worden minimaal vermeld: - naam en adres van de sponsor - contractduur - bedrag exclusief btw in geld of in natura - tegenprestatie - betaaltermijn Dit contract wordt door de communicatieleider en de sponsor ondertekend.
uitvoeren/bewaren administratiekantoor bewijzen tegenprestaties (21)	De contracten gaan naar het administratiekantoor en aan de hand van de contracten worden de facturen opgesteld en verstuurd. Eventuele bewijzen van tegenprestaties worden bijgevoerd bij de factuur. De facturen worden samen met de contracten eventuele bewijzen met tegenprestaties opgeborgen in de administratie.
controleren accountant	Aan de hand van de contracten en de geleverde tegenprestaties controleert te accountant de volledigheid van opbrengsten.

Subsidies

registreren zakelijk leider/bestuur inventarisatielijst subsidies (22)	Van alle subsidietoekenningen wordt een inventarisatielijst gemaakt door de zakelijk leider. De inventarisatielijst wordt vastgesteld door het bestuur. De inkomende subsidies worden door het administratiekantoor vastgelegd in de boekhouding en de nog te ontvangen subsidies worden geregistreerd.
uitvoeren communicatieleider inhoudelijke verslagen (23) administratiekantoor financiële verslagen (24)	De inhoudelijke subsidieverslagen worden tijdig verzorgd door de communicatieleider. Het financiële verslag wordt opgesteld door het administratiekantoor.
bewaren administratiekantoor	De contracten en indien nodig de bijbehorende subsidie voorwaarden en de inhoudelijk en financiële verslagen worden in een map ‘subsidies’ bewaard door het administratiekantoor.
Controle accountant	De subsidies worden op volledigheid en daar waar nodig op het voldoen van de voorwaarden gecontroleerd door de accountant.

Inkoop

beslissen bestuur begroting/bevoegdheden (25)	De kaders waarbinnen de inkoop plaats kan vinden worden vastgelegd binnen de begroting en bevoegdheden voor maximale bedragen. (Eventueel wanneer er twee mensen moeten tekenen) Hierbinnen kunnen de inkopers hun werk doen.
registreren artiesten zakelijk en artistiek leider bevestigingen artiesten (26) overigen budgethouders opdrachtbevestigingen	De afspraken met artiesten worden vastgelegd is het CMS systeem van Freshheads door de zakelijke leider of artistiek leider. Hierin wordt vastgelegd: - naam en adres van de artiest - land van herkomst - bedrag bruto gage - voorschot (beheer/notities) - reiskosten vergoeding (cash of in natura) - hospitality ( maaltijden, drankjes, per diem) - overnachting (hotel of private) - commissie - backline (evt) De gegevens die vastgelegd worden in het CMS systeem dienen via e-mail bevestigd te worden en deze op papier in een centrale map op te bergen, op datum van de activiteit. De bevestiging dient getekend te zijn door de artistiek of de zakelijk leider. Ook voor andere inkopen moeten contracten of bevestigingen opgeborgen worden. Dit kan eventueel ook gemakkelijk digitaal vastgelegd worden. De bevestigingen dienen getekend te zijn door een van de budgethouders.
uitvoeren door de week mw crewhandling stagemanagers kassabewaarder uitvoeren weekend mw artist handling stagemanagers kassabewaarder	Contante betalingen De contante inkopen in de festivalweek worden verzorgd door de medewerker crew handling Zij heeft een dagkas, waarin de betaalde bonnen opgeborgen worden. De kas wordt dagelijks door de kassabewaarder gecontroleerd. De uitbetalingen aan artiesten worden dagelijks voorbereid door de kassabewaarder, aan de hand van de gegevens uit CMS. De klaargelegde enveloppen worden beheerd door de medewerker crew handling, die de enveloppen overhandigd aan de stagemanagers. De benodigde contante bedragen voor artiesten in het weekend worden van tevoren klaargemaakt door de kassabewaarder. Het totaal benodigde bedrag wordt door de zakelijk leider aangeleverd ( met twee personen bij bank halen). Gezamenlijk wordt het geld nageteld en getekend voor overdracht. De gelden worden verdeeld aan de hand van de gegevens uit het CMS systeem, die uitgedraaid worden door de zakelijk leider. De kassabewaarder draagt de enveloppen over aan de beheerder van de productiekluis. De medewerker artist handling verdeelt de gelden over de stagemanagers. De stagemanagers betalen uit en zorgt voor de benodigde papieren inclusief kwitantie. De medewerker artist handling zorgt ervoor dat alle uitgedeelde enveloppen weer terugkomen in de productiekluis en is verantwoordelijk voor de volledigheid van de paperassen. Door de week zorgt hij ervoor dat de enveloppen de volgende ochtend bij NS 16 aanwezig zijn. De contante betalingen in het weekend buiten de artiestenbetalingen worden gedeclareerd bij de kassabewaarder, die in het weekend een kleine kas heeft in het productiekantoor.
uitvoeren budgethouders	Inkopen op factuur De overige inkopen dienen indien van toepassing bij aflevering gecontroleerd te worden met bestelling en eventuele pakbon. Declaraties moeten getoetst worden op het schema uitbetalingen (zie bijlage). De budgethouder is verantwoordelijk voor het aanleveren van juiste gegevens en papieren. Voor de artiesten die op rekening betaald worden is de artistiek leider verantwoordelijk voor de juiste papieren. De inkomende facturen gaan (eventueel met pakbon) naar de betreffende budgethouder. Deze tekent de factuur voor akkoord en vermeld de kostensoort en activiteit conform opgesteld schema.
bewaren administratiekantoor	De facturen en bijbehorende artiesten papieren gaan naar de administratie. Daar worden de facturen in de boekhouding vastgelegd op de daarvoor toegewezen kosten en projecten rekeningen. Gageverklaringen worden opgeborgen in de loonadministratie en indien nodig worden IB 47 aangiftes verwerkt.
controleren accountant	De accountant stelt bij de controle vast of uitgaven in het kader van de onderneming verricht zijn en of de facturen zijn geaccordeerd door de bevoegde personen.

Bankbetalingen/creditcard

beslissen bestuur	Er dient vastgelegd te worden door het bestuur wie (mede) bevoegd is betalingen te doen en tot welke limiet.
uitvoeren zakelijk leider administratiekantoor uitvoeren zakelijk leider administratiekantoor	Op de openstaande postenlijst geeft de zakelijk leider aan welke betalingen verzonden kunnen worden en stuurt deze door naar het administratiekantoor. De betalingen worden via de administratie klaargezet door het administratiekantoor (gekoppeld aan de administratie). De credit card wordt beheerd door de officemanager. Zij zorgt ervoor dat de kaart pas uitgereikt wordt nadat er een gestempelde geaccordeerde factuur ontvangen is. Zij controleert bij alle afschriften of van alle betalingen een geaccordeerde factuur in het bezit is en verzend deze in een pakketje naar het administratiekantoor.
controleren zakelijk leider betaalsets (27)	De betaalset wordt gecontroleerd (incidenteel ook op juiste betaalrekeningnummers) en geaccordeerd door de zakelijk leider. De zakelijk leider verzendt de betaalset.

Urenregistratie

	De registratie van de uren wordt vastgelegd in Harvest. De uurtarieven worden gebaseerd op de werkelijke kosten. In de begroting wordt een verdeling van de kosten aan de diverse projecten opgenomen.
registreren en uitvoeren alle mw	De vaste medewerkers, maar ook stagiaires leggen hun uren vast in Harvest. Hierin wordt de tijdsbesteding per project en daarbinnen per taak geregistreerd. Aan de hand hiervan worden de uren doorberekend aan de diverse projecten ten behoeve van de subsidieverantwoording. De tarieven worden bepaald aan de hand van de werkelijke uurkosten.
bewaren administratiekantoor lijsten Harvest (28)	De gegevens worden online geregistreerd. De uitdraaien worden eenmaal per jaar geboekt aan de hand van de uitdraaien van het systeem
controleren zakelijk leider	De gegevens worden online geregistreerd.

Ticketing Incubate 2009 (1)

Ticketsoverzicht

Maandag 14-09 Dagbandje
Dinsdag 15-09 Dagbandje
Woensdag 16-09 Dagbandje
Donderdag 17-09 Dagbandje Weekbandje
Vrijdag 18-09 Dagbandje
Zaterdag 19-09 Dagbandje Weekendbandje
Zondag 20-09 Dagbandje

Kosten tickets:

Type ticket	Early Bird (ex fee)	Normaal (ex fee)
Dagticket week (ma tm do)	Nvt	€10,00
Dagticket weekend (vrij, za, zo)	Nvt	€15,00
Weekendticket (vrij tm zo)	€22,50	€27,50
Weekticket (ma tm vrij)	€40,00	€50,00
Plusticket Keynote Andrew Keen	Nvt	€15,00

Toeslag servicekosten voorverkoop pay-logic: € 2.95
Toeslag servicekosten (voor) verkoop kassa: € 2,50

Voorverkoopprocedure:

Voorverkoop van alle tickets wordt gedaan via Paylogic. Op de voorverkoop zijn de algemene voorwaarden van Paylogic en die van Incubate van toepassing. Voorwaarden zijn te vinden op http://incubate.org/2009/uploads/tac_zxzw2009.pdf en https://www.paylogic.nl/corporate/nl/personal/veiligheid/privacy/policy. Er wordt gewerkt met een e-ticket systeem, waarbij ieder ticket een unieke barcode krijgt, en wordt ingescand bij de ticketlounge, waarna het corresponderende polsbandje wordt afgegeven door de baliemedewerker. Het uitgeprinte e-ticket wordt ingenomen en is onbruikbaar na inscannen.

De voorverkoop van de Incubate tickets loopt van vrijdag 10 april 2009, 9 uur ‘s morgens, tot de dag voorafgaand aan de dag waarop het gekochte ticket geldig is, 6 uur ’s avonds.


Bandjes: soorten, aantallen, kleuren

Groep	Type en aantal	Geldigheid	Materiaal 2009	Kleur 2009
Publiek	Weekbandje 3000 x	Ma 14-09 tm zo 20-09	Textiel	Rood met zwarte strepen en zwart/witte bedrukking
	Weekendbandje Zie Weekbandje*	Vr 18-09 tm zo 20-09	Textiel	idem
	Maandag dagbandje 200 x	Ma 14-09	Tyvek	Zilver
	Dinsdag dagbandje 200 x	Di 15-09	Tyvek	Paars
	Woensdag dagbandje 200 x	Wo 16-09	Tyvek	Geel
	Donderdag dagbandje 200 x	Do 17-09	Tyvek	Fluor Groen
	Vrijdag dagbandje 1500 x	Vr 20-09	Tyvek	Fluor Blauw
	Zaterdag dagbandje 1500 x	Za 19-09	Tyvek	Oranje
	Zondag dagbandje Zie Weekbandje*	Zo 20-09	Textiel	Idem textiel
Artiest	Universeel, Artist bedrukking 1500 x	Tijdens gehele festival	Tyvek	Rood
Pers / Gasten	Press / guest bedrukking 500 x	Tijdens gehele festival	Vinyl	Goud
Vrijwilligers	Vrijwilligersbedrukking 200 x	Tijdens gehele festival	Tyvek	Fluor roze
Crew	Universeel, Crew bedrukking 100 x	Tijdens gehele festival	Vinyl	Zelfde als artiest

* de weekbandjes (textiel) worden ook gebruikt als weekendbandje en als zondagbandje. Dit om de kosten van extra bandjes te drukken. Op vrijdag worden de weekendbandjes pas uitgegeven, dus er kan geen sprake zijn van betalen voor een weekendbandje en het krijgen van een geldig weekbandje. Op zondag worden de zondagbandjes uitgegeven, volgens hetzelfde principe.
Gastenlijstbeleid (2)

De gastenlijst van het Incubate festival 2009 bevat de volgende categorieën:
· Algemene gastenlijst
· Press/guest gastenlijst
· Gastenlijst voor de opening (17-09-2009)
· Gastenlijst voor de Incubate Innovation Lecture(18-09-2009)
· Gastenlijst voor het diner na de IIL (18-09-2009)
· Fruhshop gastenlijst (19-09-2009)
· Fontys gastenlijst
· Bandgastenlijst

Er zijn 4 gemachtigden om de gastenlijst in te vullen. Dit zijn:
· Frank Kimenai
· Joost Heijthuijsen
· Vincent Koreman
· Tijs Heesterbeek
Deze personen zijn bevoegd om personen op de gastenlijst te zetten, dan wel te verwijderen. Bij elke persoon die op de gastenlijst wordt gezet, noteert de gemachtigde zijn naam in de kolom “gemachtigde”. De gastenlijst wordt zoveel mogelijk gecompleteerd voor de aanvang van het festival. Tijdens het festival kunnen gasten worden toegevoegd door Erik te instrueren dit te doen. Gasten kunnen hun gastenlijst e-ticket bij de ticketlounge omwisselen voor een bandje op vertoon van een geldig legitimatiebewijs.

· Algemene gastenlijst
Op de algemene gastenlijst komen gasten van het festival te staan. Denk hierbij aan collega festivals, popzalen, kunstenaarsinitiatieven, familie, vrienden, etc. Naast deze categorieën komen ook de vrijwilligers en de logeeradressen op deze gastenlijst te staan, als tegenprestatie voor hun geleverde diensten. Vrijwilligers en logeeradressen worden via Tineke aangeleverd bij Erik, die de uitnodiging via Paylogic zal versturen.

· Press/guest gastenlijst
Op deze gastenlijst komen alle pers- en zakenrelaties te staan, die toegang moeten kunnen krijgen tot de press/guest/artist lounge. Dit kunnen boekers, journalisten, programmeurs, etc. zijn. Mensen die zaken doen, artiesten moeten spreken, willen netwerken, etc.

· Gastenlijst voor de opening
Op donderdag 17 september wordt het Incubate festival officieel geopend. Voor deze opening worden tal van relaties uit alle facetten van het veld uitgenodigd. Zij ontvangen een uitnodiging via het Paylogic systeem, die ze moeten RSVP’en. E-tickets worden ingescand op de locatie van de opening. Tevens ontvangen alle mensen die uitgenodigd zijn voor de opening een dagbandje voor de desbetreffende donderdag 17 september, om de rest van het festival te kunnen bezoeken.

· Gastenlijst voor de Incubate Innovation Lecture
Op vrijdag 18 september vindt de eerste Incubate Innovation Lecture plaats. Een jaarlijks terugkerende lezing in het kader van innovatie binnen het culturele veld. Voor deze lezing worden 100 gasten uitgenodigd, veelal beleidsmakers en mensen die binnen het culturele veld een innovatieve rol spelen. Genodigden ontvangen een uitnodiging via de Incubate email.

· Gastenlijst voor het diner na de IIL
Een selecte groep mensen van ongeveer 75 personen worden na de Incubate Innovation Lecture uitgenodigd om deel te nemen aan een netwerkdiner. De groep bestaat uit een mengeling van beleidsmakers, artiesten, kunstenaars, cultureel ondernemers, etc. Genodigden ontvangen een uitnodiging via de Incubate email.

· Fruhshop gastenlijst
De Fruhshop vindt op zaterdagmiddag 19 september plaats. Er wordt gebarbequed en bier gedronken. Er wordt een groep van zo'n 100 personen uitgenodigd voor deze informele meeting. . Genodigden ontvangen een uitnodiging via de Incubate email. Bij aankomst op de Fruhshop moeten de gasten zich legitimeren en ontvangen ze een Fruhshop bandje dat recht geeft op gratis bier en worst.

· Fontys gastenlijst
Als laatste is er nog de mogelijkheid voor de eerste 100 studenten van de Fontys kunstvakopleidingen om zich in te schrijven voor een gratis ticket, op vertoon van hun studentenkaart en nummer. Inschrijving verloopt via http://incubate.org/accreditation2009/fontys_accr.php . Inschrijvingen worden verwerkt in het gastenlijstbeheer en de unieke aanmeldingen worden bevestigd door Erik. De gehonoreerde aanvragen wordt een e-ticket voor een weekpassepartout toegestuurd. Tijdens het omwisselen van het e-ticket moeten de studenten hun Fontys studentenpas laten zien.

· Bandgastenlijst.
Bands hebben recht om 2 personen op de bandgastenlijst te zetten. Dit zijn personen die te gast zijn van de band, niet van het festival. Derhalve hebben deze gasten slechts recht op gratis toegang tot de locatie waar de band waarvan zij gast zijn een optreden verzorgt, en slechts op de dag van dit optreden. Bands kunnen hun gasten op de dag van het optreden doorgeven aan de stagemanager, die geautoriseerd is deze personen op de gastenlijst te zetten. Per locatie wordt de bandgastenlijst bij de deur waar de bandjescontrole plaats vindt bij gehouden. Gasten van de bands kunnen zich melden en legitimeren bij de deurcontroleur, die hen voorziet van een stempel, die toegang verleend tot de locatie.


Vrijwilligersprocedure

Incubate festival leunt op de inzet van een grote hoeveelheid vrijwilligers. Deze vrijwilligers worden ingezet op een groot aantal taken, en worden voor hun inzet beloond. Vrijwilligerstaken omvatten o.a.:
· Posterplakkers: Verspreid over de stad moeten posters komen te hangen, meestal in een team van 2 personen ga je plakken.
· Verspreiding promotiemateriaal: In verschillende zalen, cafés, musea, bibliotheken e.d. moet promotiemateriaal komen te liggen, je bent verantwoordelijk voor de verspreiding van dit promotiemateriaal in een eigen toegewezen deel van de stad waar je woont.
· Flyeraars tijdens concerten en festivals: Je draagt zorg voor de verspreiding van Incubate flyers tijdens concerten en/ of festivals zodat zoveel mogelijk mensen de flyer in handen krijgen.
· Productie (vooral tijdens het festival, van 13 t/m 20 september)
· Bandjescontroleurs: Bij de ingang van een café of zaal controleer je bezoekers op het om hebben van een polsbandje waarmee ze toegang hebben tot het festival.
· Suppoosten: Bij kunstexposities houd je een oogje in het zeil, bezoekers kunnen bij jou terecht voor het kopen van catalogi en/of boeken, indien aanwezig. Interesse in (beeldende) kunst is natuurlijk altijd een pre. De vrijwilliger dient een ruim verantwoordelijkheidsgevoel te hebben en behulpzaam te zijn naar de bezoekers. Suppoostdiensten zijn ook nodig voor door de week overdag.
· Algemene hulp productie: je helpt mee aan de opbouw van podia en helpt op locatie mee met het uitvoeren van allerlei hand- en spandiensten.

Vrijwilligers worden, na voldoende inzet, beloond met een aantal zaken. Een festivalbandje (zie gastenlijstprocedure), een t-shirt, eten en drinken voor degene die werkzaam zijn tijdens de festivaldagen, en een uitnodiging voor een vrijwilligersfeest. De inzet van de vrijwilligers wordt op 2 momenten gecontroleerd. Vrijwilligers die voorafgaand aan het festival werkzaam zijn, worden door de leidinggevenden gecontroleerd op voldoende inzet. Vrijwilligers die tijdens het festival werkzaam zijn melden zich bij de crewproductie, die hen registreert, eet- en drinkbonnen, een t-shirt en een vrijwilligersbandje geeft. Na de dienst dient de vrijwilliger zich weer af te melden bij de crewproductie.
Bevoegdheden budgethouders (25)

Zakelijk leider:

• Realisatie & techniek (meetekenen door Laslo, Loes en/of Cees
• Catering
• Locatiekosten
• Organisatiekosten
• Programmakosten (gage/hotel/curator)

Artistiek Leider

• Programmakosten

Medewerker analoge marketing

• alles omtrent PR/Marketing/publiciteit