Huisregels

Urenadministratie, loon, onkostenvergoedingen

Contracten
Iedere medewerker in loondienst of freelancer ondertekent aan het begin van zijn arbeidsverband een contract met Stichting Incubate, met daarin de loon- of prijsafspraken, aard van de werkzaamheden en lengte van het contract. Voor medewerkers in loondienst geldt daarnaast:
- Medewerkers in loondienst krijgen bij eerste aanstelling een arbeidscontract voor bepaalde tijd met een proeftijd van drie maanden. Maximaal een maand voor het verlopen van de proeftijd wordt met de medewerker een gesprek gehouden en wordt
besloten over te gaan tot het vervolgen van het arbeidsverband gedurende de periode die in het contract beschreven staat, of wordt besloten tot het verbreken van het arbeidscontract.
- Na verloop van het eerste tijdelijke arbeidscontract kunnen een tweede en een derde volgen. Verlening van het tijdelijk arbeidscontract wordt zo snel mogelijk met de medewerker besproken. Ook het niet verlengen wordt besproken zodra dit mogelijk is.
- De flexwet verplicht na drie keer het verlengen van een tijdelijk contract, over te gaan tot een vast loondienstverband.

Urenadministratie
Urenadministratie is door de accountant verplicht voor iedereen die betaalde werkzaamheden voor Stichting Incubate verricht. Dit geldt voor zowel medewerkers in loondienst als freelancers. Urenregistratie geschiedt op basis van projectregistratie, dat wil zeggen dat per dag het aantal uren moet worden ingeschat die besteedt zijn aan een bepaald project.
Uren worden bijgehouden door middel van GetHarvest. Iedere medewerker in loondienst of freelancer krijgt een Get Harvest account. Get Harvest stuurt wekelijks een herinnering om je uren in te vullen. Rapportage van de uren geschiedt op maandelijkse basis, dat wil zeggen dat een keer per maand de urenregistratie van die maand bijgewerkt moet zijn.

Overuren
Medewerkers in loondienst:

- E.e.a. in overleg met RvT vast te stellen

Freelancers:
Freelancers krijgen in principe de opdracht om een bepaalde “klus” uit te voeren. De vergoeding voor de uitvoering van deze klus is gebaseerd op een inschatting van het aantal uren die gepaard gaan met deze klus, in combinatie met de leeftijd en de ervaring van de medewerker. Een kleine afwijking van het aantal uren die de klus in werkelijkheid met zich mee brengt, ten opzichte van het initieel ingeschatte aantal uren, kan optreden. Deze afwijking wordt niet financieel gecompenseerd. “Kleine afwijking” wordt gedefinieerd als extra uren die vallen binnen de 10% overschrijding van het aantal uren dat geformuleerd is in de opdrachtverstrekking. Mocht er een structurele afwijking van het werkelijk aantal uren optreden, dan dient de freelancer dit aan te geven bij zijn of haar afdelingshoofd, zodat gezamelijk gekeken kan worden naar de mogelijkheden voor financiele compensatie.

Salaris en facturering
Het uitbetalen van de gewerkte uren voor Stichting Incubate geschied op maandelijkse basis. Salariering of facturering van gemaakte uren kan alleen als de urenrapportage is gedaan, en het aantal uren te vergelijken is met die op de factuur.
Voor medewerkers in loondienst wordt een loonadministratie bijgehouden door Buro Bilan. Maandelijks wordt een loonstrook aangeleverd, en een maal per jaar wordt eenmalig een jaaropgaaf verstrekt.
Freelancers kunnen een keer per maand hun uren factureren. Houdt rekening met een betaaltermijn van 2 tot 3 weken. Facturen van freelancers kunnen alleen worden betaald na overlegging van een geldig paspoort of ID kaart copie (geen rijbewijs) en een geldige VAR. VAR kan zowel een VAR Overige Werkzaamheden, als een VAR Winst Uit Onderneming zijn. Echter, bij een opdracht die een jaar duurt, is een VAR WUO verplicht, i.v.m. verkapt loonverband.

Declaraties
Als er kosten gemaakt worden voor Incubate, of in opdracht van Incubate, en deze worden voorgeschoten door iemand, dan kunnen deze kosten, mits dit vantevoren door de budgethouder is goedgekeurd, gedeclareerd worden. Declareren gebeurt d.m.v. een declaratieformulier, waarop datum declaratie, naam, de omschrijving van de declaratie, en (indien nog niet in het bezit van de Stichting), rekeninggegevens worden vermeld. Declaratieformulieren zijn bij het hoofd Finances op te vragen.
Declaraties kunnen alleen worden ingediend indien de originele bon is aangehecht aan het formulier. Indien er geen bon is, maar er wel een aankoop gedeclareerd moet worden, overleg dan eerst met het hoofd Finances over hoe dit het beste aan te pakken. Declaraties worden per voorkeur via de bank uitbetaald, maar indien het kleine bedragen betreft, is het mogelijk een contante uitbetaling te krijgen. Er moet dan wel getekend worden voor ontvangst. In het geval van betaling per bank, houd rekening met een betaaltermijn van 2 tot 3 weken.

Telefoonvergoeding
Telefoneren gebeurt zoveel mogelijk met de Incubate kantoortelefoons. Kosten hiervoor zijn voor rekening van Incubate. Indien er in de uitvoering van activiteiten voor Incubate veel gebeld moet worden met een privetelefoon, is het mogelijk hiervoor een vergoeding te krijgen. Het is lastig te bepalen hoe hoog deze vergoeding exact is. De regel die hier voor aangehouden wordt is:
Vergoeding voor gebruik prive telefoon = totaal gebeld bedrag – bedrag dat je “normaal” per maand kwijt bent aan je telefoon
“Normaal” wordt gebaseerd op de hoogte van een gemiddelde telefoonfactuur. Betaling geschiedt middels een declaratieformulier met daarbij (een kopie van) de telefoonrekening.

Stagevergoeding
Stichting Incubate is helaas niet in de positie om betaalde stageplaatsen aan te bieden. Wel worden eventuele onkosten van de stagiair, zoals onderzoekskosten of kantoorkosten, vergoed, indien dit vantevoren met de stagebegeleider is afgestemd en goedgekeurd.

Reiskosten en vergoeding autogebruik
Woon / werkverkeer reiskosten door freelancers worden in principe niet vergoed. Deze kosten zijn belastingaftrekbaar en kunnen op deze manier worden verhaald.
Reizen in opdracht van Incubate, naar afspraken buiten de deur of andere redenen worden, mits goedgekeurd door de budgethouder, vergoed. Vergoeding kan gebeuren op basis van een declaratie, of d.m.v. een directe boeking en betaling via de Incubate bankrekening.
Voor incidenteel gebruik van een prive-auto in opdracht van Incubate, wordt in principe €0,19 per kilometer vergoed. Dit op basis van een declaratieformulier met daarop de kilometers en de reden waarvoor de kilometers gemaakt zijn. Benzinebonnen kunnen niet vergoed worden wegens belastingtechnische redenen. Mocht het zijn dat er een prive-auto of -bus gebruikt wordt voor een project of uitvoering van het festival, en het voertuig is 2 of meerdere dagen intensief in gebruik, dan is het mogelijk hiervoor een onkostenvergoeding te ontvangen van €50,- per dag. Dit echter alleen indien dit voorafgaand is besproken met en goedgekeurd is door de budgethouder.
In principe is er geen reiskostenvergoeding mogelijk voor stagiaires voor wat betreft woon-werk verkeer. Een uitzondering hierop vormt de periode waarin de OV studentenkaart niet geldig is. Deze reiskosten kunnen vergoed worden middels een declaratie.

Vakantie
Medewerkers in loondienst:
- Op basis van het huidige 32-urige arbeidscontract van de directie, is er wettelijk recht op 154 uur betaald verlof.
- Indien er meer uren verlof worden verlangd, kan dit in overleg worden geregeld middels een “tijd voor tijd” constructie, waarin verlofuren worden gecompenseerd door overuren.
- Verlofperiodes van 2 tm 4 achtereenvolgende werkdagen, dienen minimaal een maand vantevoren bekend te worden gemaakt . Verlofperiodes van langer dan 5 achtereenvolgende werkdagen dienen minimaal 2 maanden vantevoren bekend te worden
gemaakt. Verlofperiodes en verzoeken daarvoor worden afgestemd met de afdelingshoofden.
- Vakanties en andere verlofperiodes langer dan 2 achtereenvolgende werkdagen kunnen niet gepland worden in augustus en september van ieder kalenderjaar. Dit i.v.m. de festivalplanning.

Freelancers
- Freelancers hebben geen recht op verlofuren.
- Indien er een verlofperiode zoals een vakantie gepland wordt, moet deze vantevoren aan het afdelingshoofd worden gemeld, conform de meldingstermijnen genoemd bij punt 3 van de vaste medewerkers.
- Vakanties en andere verlofperiodes langer dan 2 achtereenvolgende werkdagen kunnen niet gepland worden in augustus en september van ieder kalenderjaar. Dit i.v.m. de festivalplanning.

Ziekte
Medewerkers in loondienst:
- Indien een medewerker ziek is, dient dit gemeld te worden bij een van de directieleden. In het Harvest urenschrijfprogramma i s een project “ziek” aangemaakt. Het aantal uren / dagen ziekte kan hierin worden bijgehouden (op basis van 8 uur per dag).
- Bij langdurige ziekte wordt dit gemeld bij de Arbodienst. De Arbodienst neemt de volgende stappen inzake het voldoen aan de wet Poortwachter. De werkgever zal in samenspraak met de Arbodienst eventuele vervolgstappen bespreken en in gang
zetten.
- Er is een eigen risico van 10 werkdagen voor de Stichting. Dat betekent dat de kosten die gemaakt worden in de eerste 10 dagen van een ziekteverzuim, voor rekening van de Stichting zijn.
- Voor informatie rondom arbeidsongeschiktheid of langdurige ziekte wordt verwezen naar artikel vier van de arbeidsovereenkomst van Stichting Incubate.

Freelancers
- Indien een freelancer ziek is, dient dit gemeld te worden bij het afdelingshoofd waar de freelancer werkzaam is.
- Het afdelingshoofd schat in of de periode dat de freelancer met ziekteverzuim is, gecompenseerd kan worden door de freelancers zelf, of dat er een vervanger aangetrokken moet worden.
- In het geval van vervanging, wordt met de freelancer een afspraak gemaakt over de beloning van het aantal gewerkte uren, t.o.v. de opdracht en het aantal uren die in het contract staan beschreven. Met de vervanger wordt tevens een afspraak gemaakt
over (tijdelijke) opdrachtverlening en beloning.

Zwangerschap
In principe staat het de medewerkers of freelancers van Stichting Incubate vrij een moment uit te kiezen om te melden dat er sprake is van een zwangerschap. Echter wordt het wel gewaardeerd om kort na de 3-maanden grens aan te geven dat er sprake is van zwangerschap. Dit i.v.m. de planning van de werkzaamheden, het verlof en het overnemen van taken.
Zwangerschapsverlof van vaste medewerkers wordt ingepland en gehonoreerd volgens de wettelijke regels. Zie http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/verlof-voor-ouders/vraag-en-antwoord/hoe-lang-duurt-zwangerschapsverlof-en-bevallingsverlof.html . Zwangerschapsverlof van freelancers wordt door de freelancer zelf ingepland.
Vervanging van een zwangere werknemer in loondienst kan gebeuren d.m.v. een tijdelijk arbeidscontract aan te gaan met een derde, of een freelance opdracht voor bepaalde periode of klus op te stellen.

Vertrouwenspersoon
Marijn ten Harmsen van der Beek is vertrouwenpersoon van de RvT voor iedereen die werkzaam is bij Stichting Incubate, voor het geval er problemen zijn aangaande het het functioneren van de directie. Hij is te bereiken via:
- crebucon@zeelandnet.nl
- 0612313322

Mochten er vertrouwenskwesties zijn met andere personen dan de directie, dan meld dit eerst bij je eindverantwoordelijke. Mocht je juist met die persoon problemen hebben, meldt het dan bij een van de andere directieleden of bij Marijn.

Verjaardagen
In het kantoor hangt een Incubate verjaardagskalender. Iedereen die werkzaam is bij Incubate, noteert in het begin van zijn aanstelling, zijn of haar verjaardag op de kalender. Als een medewerker van Incubate jarig is kan er taart (of andere lekkernijen) besteld worden op kosten van Stichting Incubate, voor een bedrag van maximaal 20 euro. Meerkosten zijn voor eigen rekening. De 20 euro kan gedeclareerd worden bij het hoofd Financien.

Extracurriculaire activiteiten
De directie van Stichting Incubate is verplicht haar extracurriculaire activiteiten, indien die in dezelfde lijn liggen als de activiteiten van Stichting Incubate, te melden bij de RvT. De directieleden melden de activiteiten in vroeg stadium eerst aan de collega directieleden, waarna in overleg wordt besloten of de beoogde activiteiten niet teveel overlap hebben met de reguliere activiteiten van Incubate.
Het is gewenst dat freelancers die onderdeel uitmaken van het kernteam van Stichting Incubate, melding maken van hun overige werkzaamheden. Op deze manier kunnen planningen beter op elkaar afgestemd worden, en kunnen er vragen gesteld worden indien nodig.

Lunch
Tussen de middag wordt dagelijks gezamelijk gelunched. Hiervoor is een lunchpot in het leven geroepen, waarin iedereen een bijdrage levert voor de kosten van de lunch. Deze bedraagt:
- Voor betaalde medewerkers en freelancers €2,00
- Voor vrijwilligers en stagiaires €1,00

Dagelijks worden er boodschappen gedaan, je kan je lunchvoorkeuren aangeven aan degene die boodschappen doet, deze worden, voor zover mogelijk, meegenomen. Koffie en thee worden betaald door Incubate.

Schoonmaken
Iedereen is verantwoordelijk voor zijn eigen rotzooi. Zorg dat je werkplek en –omgeving orderlijk zijn, en laat geen etenswaren en andere rommel rondslingeren. Dit is niet representatief, en bovendien ook niet hygienisch. Vanaf 1 januari 2012 komt er twee-wekelijks een poetser langs, die het kantoor poetst en wat dingen opruimt. Dit betekent niet, dat iedereen zomaar zijn of haar rotzooi kan laten liggen.

De afwas moet dagelijks gedaan worden na het eten. Dit om te voorkomen dat er fruitvliegjes en ander ongedierte als muizen, op zoek gaan naar voedsel. Dagelijks wordt iemand aangewezen die de afwas doet.
Etenswaren als brood en crackers, die niet in de koelkast worden bewaard, dienen in afgesloten emmers te worden bewaard ivm muizen.

Kantoor
Het Incubate kantoor is gesitueert aan het Koningsplein 250, 5038 WK in Tilburg. Het kantoor is iedere werkdag open, uitzonderingen daargelaten. Werktijden zijn van ongeveer 09.30 tot ongeveer 18.00. Men kan er vanuit gaan dat het kantoor tussen deze tijden bevolkt is.
Alle vaste medewerkers hebben een sleutel van de voordeur, de achterdeur en het rolluik. Ook de freelancers die gedurende het jaar actief zijn voor Incubate hebben een setje sleutels. Sleutels worden door het hoofd Operations beheerd. Er wordt een sleutellijst bijgehouden, waarop genoteerd staat wie welke sleutel heeft. Indien een sleutel wordt uitgegeven aan een persoon, moet hiervoor worden getekend. Na afloop van een loon- of dienstverband moeten de kantoorsleutels weer ingeleverd worden.
Personen met een sleutel in hun bezit worden geacht deze met verantwoordelijkheid te beheren. Gezien het feit dat er personen op kantoor werken die geen sleutel hebben, zoals incidentele freelancers of stagiaires, wordt er onderling afgesproken wie de deur open doet ’s morgens, en wie er ’s avonds afsluit. Let op dat bij afsluiten alle lichten en verwarmingen uit zijn (ook die beneden), en de ramen (achteraan en in het toilet) dicht zijn.

Accreditaties voor gastenlijsten
Het kan voorkomen dat er vanuit Incubate een concert, expositie, voorstelling of festival moet worden bezocht. Indien mogelijk zal geprobeerd worden hiervoor een gastenlijst te regelen. Een verzoek voor een gastenlijstplek vanuit Incubate functie kan worden gedaan bij het afdelingshoofd. Hij of zij kan de accreditatie regelen, danwel direct met de organisator van het concert / festival, dan wel met iemand binnen Incubate die de organisator van het concert / festival kent.
Het is ook mogelijk dat een medewerker of freelancer zelf een gastenlijstplek uit naam van Incubate regelt. Het is verplicht dit vantevoren te melden bij het afdelingshoofd.
In gevallen van schaarse gastenlijstplekken op grote festivals en / of concerten, wordt vantevoren besproken met de afdelingshoofden wie er namens Incubate een accreditatie kan doen.